Voordelen

Met ons document management systeem ‘d.3ecm’ vindt u binnen een paar seconden ieder document terug of het nu een e-mail, tekening, MS Office document is.

Het is belangrijk dat actuele versies van alle stukken altijd en overal beschikbaar zijn en bovendien snel terug te vinden zijn in één systeem. Met d.3ecm kunnen alle documenten digitaal worden beheerd, bewerkt en volgens geldende regelgeving digitaal gearchiveerd.

1. Verhoog de efficiëntie

Een document management systeem biedt op de meest eenvoudige manier toegang tot alle in documenten vastgelegde informatie. Via het bedrijfsnetwerk zijn documenten doorlopend voor iedereen die daarvoor toegang heeft (intern of extern) vanaf iedere plaats te raadplegen. Wijzigingen en aanvullingen zijn direct beschikbaar en de status van documenten is voor iedereen doorlopend bekend. Er is daarom geen discussie meer over de versie van een document: iedereen werkt met dezelfde meest actuele versie, zodat misverstanden en miscommunicatie uitgesloten kunnen worden.

Ook wordt het delen van kennis eenvoudiger, waardoor projecten sneller en beter uitgevoerd kunnen worden.

Een modern DMS is ook prima af te stemmen op andere systemen en applicaties die veelvuldig worden gebruikt in de dagelijkse bedrijfspraktijk zoals ERP, HRM, CRM of een specifiek financieel pakket. De uitwisseling van gegevens en communicatie tussen deze systemen werkt grotendeels automatisch.

2. Kostenbesparing

Met de overgang naar papierloos werken bespaart u de meest voor de hand liggende kostenpost voor afdrukken en verzenden. Indirect bespaart u het grootste gedeelte met de besparingen in arbeidskosten voor opslag en zoeken naar documenten.

3. Bescherming tegen calamiteiten

Bestanden en informatie op papier zijn niet alleen onhandig en kostbaar maar ook gevoelig voor ongelukken en verstoren van de continuïteit. Natuurrampen, zoals brand en overstromingen, kunnen waardevolle bedrijfsinformatie volledig vernietigen. Ook zijn papieren bestanden gevoelig voor diefstal en vandalisme.

Een document management systeem beschermt waardevolle informatie door het onderhouden van elektronische kopieën die op verschillende manieren opgeslagen kunnen worden. Deze kopieën kunnen op een andere locatie opgeslagen worden zodat, mocht het computer systeem compleet vernietigd worden door een calamiteit, alle informatie snel teruggehaald en hersteld kan worden.

4. Werken volgens regelgeving

Vindt u het een uitdaging om te voldoen aan de actuele regelgeving vanuit de overheid en binnen uw branche? Met een document management systeem is het mogelijk om informatie en documenten veilig te beheren en te archiveren om te zorgen dat u te aller tijden voldoet aan de regelgeving.

In een DMS kunnen alle voor controle en conformiteit belangrijke documenten secuur beheerd worden om risico’s te verkleinen en aansprakelijkheden te vermijden. Ook moet, afhankelijk van de branche, bepaalde informatie aan de wettelijke bewaartermijn voldoen. Steeds vaker, in verband met bescherming van privacy, moet informatie ook echt na een bewaartermijn vernietigd worden.

5. Betere service

Vandaag de dag laten klanten en afnemers het direct weten, bijvoorbeeld via social media, wanneer ze ontevreden zijn over het product of de dienstverlening van een bedrijf en vragen direct reactie. Bedrijven die competitief willen blijven kunnen zich niet veroorloven om niet of zelfs maar te laat te reageren op klanteneisen of –klachten.

Omdat een DMS medewerkers direct toegang biedt tot klant-, levering- of service-gerelateerde documenten kunnen zij snel en efficiënt reageren op vragen of opmerkingen van klanten en afnemers. In veel gevallen kan een medewerker de vraag volledig, compleet naar tevredenheid afhandelen.

6. Groen ondernemen

Speelt bij u in de organisatie het realiseren van groen(er) ondernemen een prominente rol? Met een document management systeem levert u een bijdrage aan een groenere samenleving in combinatie met het behalen van uw zakelijke doelstellingen op een simpele en kosteneffectieve manier.

In feite vervangt een DMS de fysieke en handmatige processen door elektronische processen die elk bedrijf in staat te stelt papier-, brandstof-, energieverbruik en afval in belangrijke mate te reduceren.

Wanneer overstappen op een DMS?

Er zijn wel een aantal signalen die aangeven dat uw organisatie er verstandig aan doet om een DMS te implementeren.

  • Personen binnen de organisatie moeten vaak lang zoeken naar de juiste documenten of dossiers omdat informatie (te) verspreid staat. Dit is een sterke aanwijzing voor een gebrek aan efficiëntie en overzicht.
  • U heeft het gevoel dat u lang niet alles uit de berg aan verzamelde data haalt. Doordat een DMS informatie op de juiste plaats samenbrengt, wordt het ook gemakkelijk om belangrijke commerciële informatie zoals klantprofielen en bestelvoorkeuren uit documenten te destilleren.
  • U ziet dat de berg aan data en documenten sneller groeit dan uw actuele verwerkingscapaciteit.
  • Processen zoals de accordatie en acceptatie van documenten nemen veel tijd in beslag en lopen niet soepel. Dit kan ook uw concurrentiepositie nadelig beïnvloeden. Niet al uw zakenpartners beschikken immers over engelengeduld als het goedkeuren en betalen van facturen bijvoorbeeld een ellenlang proces is binnen uw bedrijf.
  • De fysieke opslag van documenten is nog steeds een belangrijke kostenpost in de vorm van papier, printkosten en archiefruimte.
  • De foutenlast bij het verwerken van documenten ligt hoog.

Wat biedt d.3ecm u?

Met ons document management systeem ‘d.3cm’ vindt u binnen een paar seconden ieder document terug of het nu een e-mail, tekening, MS Office document is.

Het is belangrijk dat actuele versies van alle stukken altijd en overal beschikbaar zijn en bovendien snel terug te vinden zijn in één systeem. Met d.3ecm kunnen alle documenten digitaal worden beheerd, bewerkt en volgens geldende regelgeving digitaal gearchiveerd.

Voordelen voor u:

  • Snel en gemakkelijk dossiers en documenten vinden
  • Efficiënter werken door intuïtief gebruik van d.3
  • Werken vanaf verschillende locaties
  • Verbetering van de interne en externe samenwerking
  • Overzicht door duidelijke opbouw van dossiers
  • Automatische documentcreatie
  • Beveiliging documenten met lees-en schrijfrechten
  • Eenvoudig en snel digitaal archiveren via drag&drop
Sluit Menu