KienhuisHoving

Elektronische cliëntendossiers en digitale archivering

“Wij hebben met onze keuze voor d.3 welbewust een nieuwe weg ingeslagen door niet één van de ‘gangbare’ oplossingen voor onze bedrijfstak te kiezen. Dat bracht een zekere uitdaging met zich mee, ook omdat d.3 in Nederland niet eerder in deze bedrijfstak werd ingezet. De implementatie is een groot succes geworden, niet alleen vanwege de kwaliteiten en het open karakter van het product, maar zeker ook omdat de ondersteuning door Docdynamic bij de implementatie en het benutten van de mogelijkheden van het d.3 product wezenlijk heeft bijgedragen.”

Harry Ter Huerne

Manager ICT, KienhuisHoving

Over KienhuisHoving

KienhuisHoving is een ondernemende, ambitieuze organisatie op het gebied van juridische dienstverlening.

Bij de vestigingen Enschede en Oldenzaal werken in totaal circa 200 medewerkers, van wie 13 notarissen/kandidaat-notarissen en bijna 60 advocaten. De dienstverlening omvat veelzijdige juridische advisering en begeleiding. Advocaten en notarissen kunnen in veel gevallen elkaar aanvullen en versterken.

De specialismen van KienhuisHoving zijn onder meer vennootschapsrecht, bestuursrecht, ruimtelijk ordeningsrecht, milieurecht, vastgoedrecht, arbeidsrecht, insolventierecht, intellectueel eigendomsrecht, pensioenrecht en personen- en familierecht. KienhuisHoving is marktleider in Oost-Nederland.

De rol van d.3

o

Volledig elektronische cliëntendossiers

i

Eenduidige opslag (structuur)

~

Toekenning toegangsrechten en bewerkrechten

}

Digitaal archief zowel historisch als huidige archiefvorming

Automatische dossiervorming

Digitaal archief met PDF/A bestanden

Volledig elektronische cliëntdossiers

De invoering van d.3 bij KienhuisHoving heeft ertoe geleid dat de cliëntdossiers nu volledig digitaal zijn. Alle correspondentie, documenten, e-mails, aktes en stukken rondom een zaak zijn nu elektronisch beschikbaar. Met d.3 hebben medewerkers de mogelijkheid alle relevante documenten aan een dossier toe te voegen en deze te raadplegen.

Van groot belang daarbij is dat de toegangsrechten en de bewerkrechten van medewerkers op zaakniveau kunnen worden ingesteld. Deze toegangrechten worden centraal geregeld in het praktijkmanagement systeem Aderant Expert van KienhuisHoving. Docdynamic heeft een koppeling gerealiseerd tussen Aderant Expert en d.3 waarmee de rechtenstructuur automatisch met d.3 wordt gesynchroniseerd.

Naast het toepassen van toegangs- en bewerkrechten op zaakniveau is er ook rekening gehouden met een (wettelijk vereiste) scheiding tussen notariële zaken en advocatuur.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

Koppelingen

Verdere integratie met het applicatielandschap van KienhuisHoving is gerealiseerd door een koppeling met het CMS ContactManager. Hiervandaan kunnen gebruikers direct het dossier van relaties benaderen. Ook is er voor de notariële praktijk een koppeling met het pakket Assyst gerealiseerd. Deze integraties hebben de flexibiliteit van d.3 op het gebied van koppelingen duidelijk naar voren gebracht. KienhuisHoving kijkt hierdoor vol vertrouwen uit naar de koppelingen met systemen van de rechtspraak, in verband met het Programma KEI.

Personeelsdossiers

Sinds de implementatie van d.3 voor clientdossiers is er niet stilgezeten. Tegenwoordig wordt d.3 ook gebruikt om personeelsdossiers te organiseren. In een apart, versleuteld, archief worden documenten gerelateerd aan medewerkers opgeslagen. Hierdoor ontstaan overzichtelijke personeelsdossiers welke door HR-functionarissen gebruikt kunnen worden. Door de versleuteling is geborgd dat onbevoegden toegang hebben tot vertrouwelijke documenten.

Optimalisatie door integratie met MS Office

Om documenten snel en eenvoudig toe te voegen aan een dossier zijn de met d.3 geïntegreerde modules voor MS Word en MS Outlook in gebruik genomen. Vanuit het document modellen systeem (ITP) wordt een document gegenereerd met bijbehorende gegevens uit CMS en kunnen medewerkers met één druk op de knop een Word document of een e-mail aan een elektronisch cliëntdossier toevoegen.

Historisch en dynamisch digitaal archief

In de praktijk is d.3 een samenvoeging van het historische archief alsmede het dynamische archief. Dit betekent dat zowel lopende als afgesloten zaken centraal toegankelijk zijn. Vooral het full-tekst kunnen doorzoeken van het archief wordt daarbij als bijzonder waardevol ervaren.

Import van bestaande archief in d.3

Tijdens de implementatie is het bestaande archief van KienhuisHoving met meer dan twee miljoen documenten geïmporteerd in d.3. Om aan de geldende regels voor archivering te voldoen zorgt d.3 ervoor dat alle documenten in een cliëntdossier naar het duurzame .PDF formaat worden omgezet. Dit geldt ook voor e-mail berichten.

documenten geïmporteerd

Kennismanagement

Al vroeg kwam de wens naar boven om documenten binnen d.3 als kennisdocument aan te merken. Vervolgens zouden deze documenten door een kennismanager beoordeeld moeten worden om uiteindelijk centraal beschikbaar te worden als kennis. Door een koppeling met het KMS Rechtsorde is geborgd dat zowel interne als externe kennis vanuit een systeem beschikbaar is.

E-mailarchivering

E-mail berichten kunnen door de medewerkers zelf (middels drag and drop) worden gearchiveerd in het juiste dossier in d.3. Medewerkers kunnen zelf in d.3 (middels de favorieten) aangeven welke dossiers als Outlook mappen beschikbaar moeten zijn. Tevens worden alle e-mail berichten op de server gearchiveerd middels d.3.

Toekomst d.3 bij KienhuisHoving

“Inmiddels hebben we ook kantoorbreed de beschikking over scanfaciliteiten om rechtstreeks papieren documenten aan het digitale dossier te kunnen toevoegen. Nu we het ‘primaire proces’ van ons kantoor, juridische dienstverlening, digitaal op orde hebben gaan we d.3 verder toepassen voor de andere interne processen zoals inkoopfactuurverwerking, leveranciersdossiers en personeelsdossiers. In deze trajecten gaan we ook de potentie van d.3 workflow benutten.”

Harry Ter Huerne

Manager ICT, KienhuisHoving

De voordelen

o

Volledig elektronische zaakdossiers

i

Eenduidige opslag in gestandaardiseerde dossierstructuren

N

Bijgedragen aan behalen ISO-certificering

~

Toekenning toegangs-rechten en bewerkrechten

Integratie met ERP/CMS-systeem

Tijd- en kostenbesparend

Duurzaam digitaal archief met PDF/A bestanden

Automatische dossier-vorming

Bent u nieuwsgierig wat d.3 voor uw organisatie kan betekenen?

…neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.