Digitale postverwerking

Digitale postverwerking, dynamiek en gemak

Veel organisaties hebben dagelijks te maken met een grote papierstroom van inkomende post. Het is tijdrovend om dagelijks de post te registreren en te archiveren. Met d.3 kan deze papierstroom volledig gedigitaliseerd worden. Medewerkers krijgen zo sneller en eenvoudiger hun post bezorgd.

Inkomende fysieke en digitale post

d.3 ondersteunt zowel de verwerking van fysieke post alsook het archiveren van e-mails. Belangrijk is dat alle post de juiste aandacht en prioriteit krijgt. Om dit te waarborgen zijn de volgende functionaliteiten beschikbaar:

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

^

Scannen van poststukken (stapels scannen)

^

Tekstherkenning (OCR) en barcodeherkenning voor efficiënte en snelle indexering

^

Full text zoeken

^

Automatisch kenmerken toekennen aan post, bijv. afzender, datum, onderwerp, type etc. (tevens matching mogelijk i.c.m data uit extern systeem)

^

Omzetten en comprimeren van gescande post naar TIFF of JPEG

^

Routeren van post naar afdelingen en medewerkers via een workflow

^

Post kan optioneel ter informatie, ter bewerking/controle of ter goedkeuring intern worden gerouteerd

^

Medewerkers via e-mail notificeren over hun nieuwe post

^

Signaleren van verlopen actietermijnen

^

Archiveren van post onder bijv. klant, project, opdracht of levering

^

Zoeken en raadplegen van post en verwerken van taken

^

Archiveren van e-mail

Integratie met MS Office

Door de integratie met MS Office kunnen medewerkers snel en eenduidig antwoordbrieven genereren. Deze brieven worden automatisch gevuld met je juiste adresgegevens van de ontvanger.

E-mailarchivering

Naast het verwerken van fysieke documenten ondersteunt d.3 ook het archiveren van e-mails. Deze zijn vaak gericht aan één persoon, maar wel voor meerdere mensen in de organisatie van belang. Denk hierbij aan correspondentie over gezamenlijke projecten, klanten of leveranciers. Het spreekt dan voor zich dat het zinvol is e-mailberichten centraal te bewaren.
Lees meer over e-mailarchivering met d.3

Voordelen postregistratie met d.3

N

Fysieke documenten worden elektronisch beschikbaar

N

Combinatie van fysieke post alsmede e-mail registratie

N

Plaatsonafhankelijke toegang tot poststukken

N

Documenten zijn sneller op de juiste plaats(en)

N

Elektronische autorisaties mogelijk

N

De vindbaarheid van documenten wordt verbeterd

N

Blijven werken met bestaande pakketten zoals MS Word

N

Alle documenten en metagegevens worden centraal opgeslagen en blijven bewaard

N

Gevoelige informatie kan beter worden afgeschermd

Bent u nieuwsgierig wat d.3 voor uw organisatie kan betekenen?

…neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.