Digitaal beheren van contracten

Optimaliseer uw contractbeheer met onze contract management software

Met een document management systeem, afgestemd op de bedrijfssituatie bij advocaten en notarissen zijn alle documenten altijd en overal beschikbaar in de vorm van digitale dossiers. Het zoeken naar dossiers in stoffige archieven is verleden tijd. Alle relevante documenten worden in het document management systeem aan een dossier toegevoegd en volgens vooraf ingestelde gebruikersrechten verdeeld, beheerd of bewerkt of geraadpleegd.

Contracten registreren en beheren

Alle digitale contracten worden opgeslagen en geregistreerd. Bij de registratie kunnen alle voor u relevante contractgegevens worden vastgelegd. Hierbij kunt u denken aan de contractpartijen, begin- en einddatum, titel of onderwerp, contracttype, eigenaar, afdeling, bedragen etc. Deze contractkenmerken kunnen later worden gebruikt om contacten te zoeken of om bepaalde overzichten te genereren.

Contracttermijnen bewaken

U wordt automatisch geïnformeerd over het verstrijken van contract- en opzegtermijnen. Wanneer een contract afloopt, ontvangt u van te voren automatisch een reminder. En niet alleen u, maar ook anderen binnen u organisatie kunnen hierover worden geïnformeerd. Zo kan er actie worden ondernomen voordat contracten verlopen.

Digitale dossiers

Contracten bestaan vaak uit meer dan alleen het uiteindelijke contract. Door de automatische dossiervorming kunt u alle gerelateerde documenten in het contractdossier opslaan. Denk hierbij aan offertes, correspondentie en bijlagen.

  • Tijdig contracten opzeggen en/of verlengen
  • Eenvoudig contracten opzoeken
  • Veilige en betrouwbare opslag van gegevens
  • Contractbewaking en correcte naleving van contracten, licenties en overeenkomsten
  • Duidelijk overzicht van de rechten en verplichtingen, bijvoorbeeld per business unit, per klant of per leverancier
  • Contracten bewaken en informeren van betrokken medewerkers

De voordelen voor uw contractadministratie

  • Overzicht vanuit verschillende perspectieven (afdeling, vestiging, land, leverancier etc.)
  • Optimale contractbewaking en controle (tijdig opzeggen of verlengen)
  • Verminderde contractrisico's
  • Optimalisatie van bedrijfsproces
  • Tijd- en kostenbesparing

Geef een reactie

Sluit Menu