Hans Anders

Iedere medewerker werkt alleen nog met de elektronische versie van de factuur

Hans Anders en d.3 in de praktijk

Hans Anders is met 250 winkels en een succesvolle website de grootste Nederlandse optiek- en audioketen. Bij Hans Anders kunnen klanten rekenen op de mooiste en slimste oplossingen voor beter zicht en gehoor voor verrassend lage prijzen. Op het hoofdkantoor in Gorinchem worden centraal alle winkels in Nederland zo optimaal mogelijk door verschillende afdelingen gefaciliteerd. Ook de inkoop van brillen, lenzen en hoortoestellen vindt hier plaats. Hans Anders ontvangt circa 30.000 inkoopfacturen per jaar. Het administratieve proces met betrekking tot dit grote aantal inkoopfacturen is nu verwerkt in d.3 met digitale factuurverwerking. Hier kunt u lezen hoe dit in de praktijk is gerealiseerd.

Hans Anders

Digitale factuurverwerking

Hans Anders heeft zich als doel gesteld meer controle te krijgen op de administratieve processen en de bijbehorende papierstroom. In dit kader is gestart met het automatiseren van de verwerking van inkoopfacturen waarvan Hans Anders er ± 30.000 op jaarbasis ontvangt. De inzet hierbij was dat:

N

de benodigde informatie op een centrale plek wordt opgeslagen (centraal archief)

N

alle betrokken medewerkers altijd toegang hebben tot deze informatie

N

de administratieve werkzaamheden rondom de documentstromen via een workflow kunnen worden aangestuurd en beheerd

N

deze informatie zowel binnen als buiten het kantoor kan worden geraadpleegd

N

deze informatie altijd actueel is

N

de oplossing volledig wordt geïntegreerd met SAP

Resultaat

De door Docdynamic geleverde oplossing d.3 ondersteunt het gehele proces. Vanaf het scannen van inkoopfacturen tot en met het betaalbaar stellen van de facturen in het financiële systeem van SAP. Voor de communicatie met SAP is de gecertificeerde SAP koppeling van d.3 gebruikt.

Digitale factuur

Iedere medewerker werkt alleen nog met de elektronische versie van de factuur. Facturen hoeven daarom niet meer gekopieerd en gedistribueerd te worden. Tijdens de scanfase worden de kopgegevens van de facturen automatisch herkend. In dit project is ervoor gekozen om de boekingsregels vervolgens in SAP in te voeren. Deze boekingsregels worden vervolgens weer in de d.3 workflow overgenomen.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

Fiatteren

Het fiatteren van inkoopfacturen kan volledig aangestuurd en gevolgd worden. De factuur wordt gescand door de postkamer, initieel gecontroleerd door de afdeling financiële administratie en uiteindelijk gefiatteerd door de uitvoerder(s) en de budgethouder(s). Door vooraf aan te geven wie hierbij betrokken is en wanneer de fiattering afgerond moet zijn, kan het management en de afdeling financiële administratie gedurende het proces de status van een binnengekomen factuur volgen.

factuurverwerkingen per jaar

Procuratie workflow

Aan elke inkoopfactuur ligt een bestelling ten grondslag. Om het bestel-proces te stroomlijnen is er een workflow ingericht. Hierbij wordt, wanneer er vanuit SAP een bestelling wordt geïnitieerd, via een workflow goedkeuring gezocht voor deze bestelling. Als dit resulteert in een goedkeuring wordt de bestelling automatisch geplaatst, wat het oude handmatige fax-proces overbodig heeft gemaakt. Tijdens een workflow kunnen autorisatoren optioneel een mede-autorisator bij het proces betrekken.

Archivering

Aan het einde van de workflow wordt de factuur betaalbaar gesteld in SAP en wordt de elektronische factuur inclusief workflow log in het archief opgeslagen. De archieffunctie van d.3 zorgt onder andere voor het handhaven van de wettelijke bewaartermijn en voor de beveiliging.

Optimalisatie door integratie

Door de integratie van d.3 met SAP worden er continu gegevens uitgewisseld tussen beide systemen. Hierdoor zijn zowel in SAP als in de d.3 alle gegevens synchroon en up-to-date. Tevens is het mogelijk om vanuit SAP de elektronische factuur uit d.3 op te vragen. Ook wordt voor het routeren van betaallijsten uit SAP ook de d.3 workflow gebruikt.

Web services

Middels web services worden de facturen naar het kassasysteem ontsloten. Ook is het mogelijk om vanuit de hoor winkels direct documenten gerelateerd aan een aanvraag in d.3 te archiveren, via het kassasysteem. Dit zorgt voor minder belasting van een centrale archivering.

Postverwerking

Om de postverwerking binnen Hans Anders te optimaliseren is er een digitale postkamer ingericht. Hier komt alle post binnen en wordt deze verder digitaal gerouteerd naar de afdeling waarvoor het bestemd is. Met een module van d.3 wordt post gescand en automatisch geclassificeerd. Hierdoor hoeven de afdelingen enkel nog de post voor hun afdeling verder te verwerken en door te sturen.

Projectfeiten

N

30.000 inkoopfacturen per jaar

N

50 budgethouders

N

Minimale handmatige invoer

N

2-weg integratie met SAP

N

Automatische dossiervorming van inkoopfactuur met inkoopopdracht

N

Internationale uitrol

N

Realisatie digitale postkamer

N

Ontsluiting middels web services

Bent u nieuwsgierig wat d.3 voor uw organisatie kan betekenen?

…neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.