Bolletje

Bolletje verdient zijn investering binnen 14 maanden terug!

“Zeer compleet, eenvoudig te implementeren en een snelle ROI; waren alle oplossingen maar zo!”

Harry Lentferink

IT-manager, Bolletje

Over Bolletje

Bolletje is een modern familiebedrijf en nummer één producent van beschuit en roggebrood in Nederland.

Bij velen bekend van de reclame kreet “ik wil bolletje”, maakt Bolletje tegenwoordig een groot aantal producten zoals: geroosterd brood, Duits brood, roggebrood, beschuit, biscuit&koekjes, koek en kruidnoten.
Bolletje kiest Docdynamic voor digitaal documentbeheer
Bolletje logo

Als modern bedrijf speelt Bolletje in op de trends in de maatschappij getuige de in 2004 geïntroduceerde Idols koekjes met afbeeldingen van de finalisten van deze populaire talentenjacht.

Modern en doelmatig wordt er ook omgegaan met de inzet van Informatie Technologie. IT voordelen van het inzetten van digitaal documentbeheer. Maar door Document- en Workflow Management te combineren is de besparing binnen Bolletje aantoonbaar. Aantoonbaar omdat afhandeling van de processen van debiteuren en crediteuren met behulp hiervan wezenlijk sneller gaat.

Integratie workflow en documentbeheer

In het selectie proces voor het in te zetten product kwam men in contact met Docdynamic en het product d.3.

Bolletje was meteen enthousiast over de wijze waarop hierin documentbeheer en workflow met elkaar geïntegreerd zijn. Dat daarnaast nog veel meer nuttige functionaliteit wordt geboden maakte de onderbouwing voor de keuze alleen maar eenvoudiger.

Voor Bolletje zijn dit interessante functionaliteiten:

Goede integratiemogelijkheden met bijvoorbeeld Microsoft Exchange, Microsoft Office, etc.

i

Virtuele dossiervorming ondersteund met individuele views

Snelle visualisatie van documenten

Webclient voor toegang tot documenten via het internet

o

Archivering van documenten in een langdurig stabiel formaat (TIFF/PDF)

Uitgebreide zoekmogelijkheden over alle documentsoorten en in vrije tekst

Project

Het selectieteam bestaande uit de IT manager, manager financiën en senior medewerker software ontwikkeling, hadden Functionele Ontwerpen (FO) opgesteld die het selectieproces hebben ondersteund.

Op basis van deze FO’s zijn tijdens de Quick Scan fase van het project het dossierplan en de gewenste workflows nader uitgewerkt. Bij het uitwerken is telkens rekening gehouden met de uitgangspunten van efficiencyverbetering in de organisatie.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

Belangrijke voordelen:

N

Snellere afhandeling facturen

N

Minimale handmatige invoer

N

Integratie met financiële applicatie

N

Automatische dossiervorming

N

Automatisch afletteren van facturen met gegevens financiële applicatie

N

Door loggingmechanisme van de workflow engine zowel status als historie van een workflow snel beschikbaar

N

Automatische signalering van te lange doorlooptijden (exception reporting)

Eigen workflow ontwerpen voor efficiencyverbetering in de organisatie
Om te voldoen aan de wens van Bolletje om in de toekomst zelf workflows te kunnen ontwikkelen, is er vervolgens een training voor het inrichten van workflows, verzorgd. Op basis van de daar opgedane kennis is samen met medewerkers van Docdynamic de eerste workflow ontwikkeld. Zo is op effectieve wijze de benodigde kennis overgedragen. Inmiddels is Bolletje in staat zelfstandig nieuwe workflows te ontwikkelen.

Projectstatus

Binnen een maand na de start van het project was d.3 geïmplementeerd en de eerste workflow operationeel bij een beperkt aantal budgethouders.

Een maand later waren er verdere workflows ontwikkeld, koppelingen met de financiële applicatie gereed en wordt output uit het factureringssysteem automatisch gearchiveerd in d.3.
Voor deze automatische archivering is de krachtige d.cold module ingezet, waarbij de data van bijvoorbeeld de factuur met het lay-out van het factureerpapier tezamen worden gearchiveerd.
Inmiddels wordt d.3 ook al ingezet voor het beheren van de dossiers van productontwikkeling. Hierbij hebben alle betrokken medewerkers toegang tot de recente versies van documenten, tekeningen, foto’s etc. die nodig zijn voor de ontwikkeling van nieuwe producten.

Vooruitzicht

De keuze voor d.3 biedt Bolletje diverse mogelijkheden om processen rondom documenten te verbeteren.

Op korte termijn wordt gedacht aan de onderstaande punten:
N

Het digitaliseren van loonstroken

N

Het scannen en archiveren van contracten

N

Het archiveren van klantengegevens zoals bezoekverslagen en offertes

Overwonnen moeilijkheden

Door de grote verscheidenheid aan leveranciers en dito inkoopfacturen is het inrichten van het scanproces met OCR herkenning niet praktisch. Besloten is nu om op basis van minimale invoer de benodigde gegevens uit de financiële applicatie te halen. Zo blijft de verwerking uiterst effectief en kunnen de kosten van de inrichting voor OCR herkenning worden bespaard.

“Betrokkenheid Duitse producent als zeer positief ervaren!”

Bolletje

Feiten & Statistieken

Inkoopfacturen per jaar worden middels workflow afgehandeld

Facturen, pakbonnen etc. worden jaarlijks gearchiveerd

Maanden projectdoorlooptijd

Het eerste vervolgproject voor ondersteuning bij productontwikkeling is reeds gerealiseerd.

Succes door:

N

Goede integratie document en workflow management, gevraagde invoer en bijbehorende document gelijktijdig beschikbaar

N

Concentratie op dat wat haalbaar is

N

Duidelijke doelstellingen en snel resultaat

N

Workflows kunnen met behulp van een grafische designer gebruikersvriendelijk worden ingericht

N

Overzienbare projectomvang en snelle uitvoering

N

Goede samenwerking tussen alle betrokkenen

N

Het doel- en resultaat gerichte projectmanagement

N

Focus op realisatie van beoogde efficiency doelstellingen

Bent u nieuwsgierig wat d.3 voor uw organisatie kan betekenen?

…neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.