Elektronische dossiers

Om efficiënt te kunnen werken en om kwaliteit te kunnen leveren is het van belang dat je toegang hebt tot alle relevante informatie. Vrijwel alle informatie in een organisatie is tegenwoordig elektronisch beschikbaar. Vaak is de informatie niet gesturctureerd en verdeeld binnen de organisatie. Dit betekent meestal dat iedereen zelf informatie moet zoeken, verzamelen en beheren. Ook is veel informatie niet toegankelijk of simpelweg onvindbaar. De oplossing hiervoor is elektronische dossiervorming met d.3. 

Dossiervorming met d.3

Door d.3 in te zetten kan alle informatie in logische dossiers worden verzameld rondom bijvoorbeeld klanten, projecten, leveranciers of een willekeurige 'zaak'. Dit wordt in d.3 per bedrijfssituatie ingericht en afgestemd.

Centrale opslag documenten

Met d.3 kunnen alle soorten digitale documenten worden beheerd, gepubliceerd en gearchiveerd. Medewerkers kunnen hiermee belangrijke documenten centraal opslaan en terugvinden via documenttypen, mappen of zoekopdrachten. Door het gebruik van workflow kunnen documenten eenvoudig worden doorgestuurd naar collega’s voor beoordeling en ter goedkeuring. Bouw dossiers op rondom klanten, projecten en producten en verhoog de informatiewaarde

Huidige situatie

Voor veel bedrijven is een elektronisch dossier misschien de volgende stap. Tot op dat moment zullen zij vaak te maken hebben met de volgende punten:

• Documenten delen/publiceren gebeurt via gedeelde mappen op een netwerkschijf
• Het is moeilijk om lees- en bewerkrechten toe te passen
• Belangrijke informatie staat op locale werkplekken (geen back-up)
• E-mails staan (en verdwijnen) in persoonlijke mailboxen
• Uitgaande post is alleen inzichtelijk voor het secretariaat
• Documenten worden veelvuldig heen en weer gemaild voor controle en goedkeuring
• ERP informatie is alleen toegankelijk voor ERP gebruikers (met ERP kennis!)
• Informatie delen = kopiëren

Gewenste situatie

• Alle informatie en documenten m.b.t klanten, leveranciers, projecten etc. staan in één dossier
• Lees- en bewerkrechten zijn op medewerker- of documentniveau te regelen
• Gestructureerde en ongestructureerde informatie kan worden gecombineerd (zie afbeelding)
• E-mail kan eenvoudig worden opgeslagen in een dossier
• Werken met sjablonen voor bijv. correspondentie, rapporten, verslagen etc.
• Workflow voor beoordelen, bewerken en goedkeuren van documenten
• Papieren documenten worden gescand (bijv. post, inkoopfacturen)
• Alle informatie centraal gebackupt
• Informatie wordt automatisch omgezet in een toekomstvast formaat (TIFF/PDF)
• Toegang via het bedrijfsintranet, via het web of zelfs off-line
• Eenvoudiger voldoen aan richtlijnen, wetten en regels

Met d.3 kunnen alle soorten digitale documenten worden beheerd, gepubliceerd en gearchiveerd. Medewerkers kunnen hiermee belangrijke documenten centraal opslaan en terugvinden via documenttypen, mappen of zoekopdrachten. Door het gebruik van workflow kunnen documenten eenvoudig worden doorgestuurd naar collega’s voor beoordeling en ter goedkeuring. Bouw dossiers op rondom klanten, projecten en producten en verhoog de informatiewaarde

Bent u nieuwsgierig wat d.3 voor uw organisatie kan betekenen?
...neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.

Download productinformatie

E-mail ons

Ik wil gebeld worden