E-mailarchivering

Digitaal e-mails archiveren, eenvoudig en slim

Door de enorme hoeveelheden e-mailberichten binnen organisaties is het noodzakelijk geworden om al deze digitale informatie zorgvuldig te beheren en te archiveren. U wilt geen overbelaste e-mailservers of  eeuwig zoeken naar dat ene e-mailbericht. d.3 digitaal e-mail management biedt hiervoor een totale softwareoplossing, waarbij e-mail eenvoudig wordt toegevoegd aan uw digitale dossier.

Er zijn twee manieren om e-mails digitaal te archiveren:

^

vanuit de e-mail cliënt (Outlook, Lotus Notes of ander mailsysteem)

^

automatisch vanaf de mailserver zonder tussenkomst van de gebruiker

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

Eenvoudig en slim – direct vanuit Outlook uw mail archiveren

Alle informatie, die in verschillende applicaties binnen uw onderneming opgeslagen zijn, staan nu centraal in uw Microsoft Outlook client ter beschikking. d.3 smart outlook maakt van uw Outlook client het middelpunt van uw informatie.

 

Tijdwinst door optimalisering van het bedrijfsproces

De in Outlook geïntegreerde smartZones bieden een centrale plek ter optimalisatie van uw bedrijfsprocessen. Vaak terugkerende processen worden als symbolen weergegeven en bieden de mogelijkheid eenvoudig deze processen te starten. Wanneer u bijvoorbeeld een e-mail of bijlage middels Drag & Drop op een icoon plaatst, wordt automatisch het bijhorende proces gestart, dit proces kan bedrijfsspecifiek gedefinieerd worden.

Highlights digitaal e-mail archiveren in een oogopslag:

^

Comfortabel en intuïtief gebruik van d.3 software door gebruiksvriendelijke drag & drop functie

^

Tijdwinst door optimalisatie van bedrijfsprocessen met digitale e-mail archivering

^

Het gehele bedrijf gebruikt bedrijfsinformatie rechtstreeks in en vanuit MS Outlook

^

Teksten/documenten/informatie zoeken in het digitale archief van d.3 zonder Microsoft Outlook te verlaten

^

Lage investering en al vanaf 99,= per user beschikbaar

Tijdwinst door optimalisering van het bedrijfsproces

De geïntegreerde SmartZones in d.3 staan garant voor slimme vooruitzichten en dragen bij aan optimalisering van uw bedrijfsprocessen. Hiermee kunt u regelmatig terugkerende processen instellen, die worden weergegeven als iconen. Door te klikken op een icoon wordt het bedrijfsproces gestart. Afgestemd op uw bedrijfssituatie horen hier bepaalde acties en regels bij. Bijvoorbeeld het slepen en neerzetten van een e – mail naar een Smart Zone betekent dat automatisch het onderliggende proces wordt gestart dat parallel loopt. De SmartZone wordt geconfigureerd naar uw specifieke bedrijfssituatie en afgestemd op uw bedrijfsproces. Bijvoorbeeld een inkomende factuur wordt naar de Smart Zone met het icoon ‘Ontvangen factuur’ gesleept en de corresponderende werkstroom wordt automatisch gestart.

Bedrijfsprocessen versnellen met Smart Actions

De zogenaamde SmartActions in d.3 zijn bedoeld om bedrijfsprocessen te versnellen door processen automatisch te starten of data direct op te slaan, wanneer aan bepaalde ingestelde regels wordt voldaan. Uiteraard kunt u gemakkelijk parallel ook nog zorgen voor individuele invulling van formulieren, bijvoorbeeld om een investering indienen. De SmartActions worden alleen getoond wanneer en waar u wilt. Dit betekent geen extra werk meer met opschonen van overvolle mailboxen meer doordat bepaalde mails automatisch worden gearchiveerd, doorgestuurd en/of opgeslagen.

Veilig e-mail digitaal archiveren

Zakelijke e-mail berichten wilt u gemakkelijk en veilig archiveren. E-mails en documenten met bedrijfskritische informatie archiveert u overeenkomstig de wettelijke bepalingen, revisie zeker in d.3. Het voordeel hiervan is dat grote bijlagen niet meer leiden tot slechte prestaties van de mailserver. Ook heeft u na vele jaren nog steeds probleemloos toegang tot alle documenten en informatie. Met minimale zoekinspanning staat alle informatie tot uw beschikking.

E-mail archiveren vanuit de mailserver

Automatisch vanaf de mailserver uw mail digitaal archiveren gaat snel en gemakkelijk. Bepaalde e-mailberichten kunt u ook direct vanaf de mailserver digitaal archiveren. Dit gebeurt door middel van door u in te stellen archiveerregels, bijvoorbeeld op basis van:

^

Grootte van het mailbericht

^

Afzender

^

Ontvanger

^

Datum (ouderdom)

^

Wel of geen attachments enz

Deze e-mails worden dan rechtstreeks opgeslagen in d.3, waardoor mailboxen wordt ontlast. De informatie uit de deze mails kunt u uiteraard weer terugvinden in d.3 door middel van de uitgebreide zoekfunctie.

Digitale e-mail archivering, de voordelen op een rij

Welke manier van digitale e-mailarchivering u ook kiest de voordelen zijn evident.
N

Belangrijke zakelijke documenten, die per e-mail beheerd en verstuurd worden gemakkelijk en veilig gearchiveerd

N

Informatie met bedrijfskritische en bedrijfsprocesrelevante inhoud wordt in het belang van de onderneming en overeenkomstig de wettelijke regelgeving en verordeningen revisiezeker gearchiveerd

N

Grote e-mail bijlagen en bestanden (attachments) leiden niet meer tot langzaam werkende mailsystemen en slechte systeemprestaties

N

Gemakkelijk documenten en informatie terug kunnen vinden want de informatie wordt beheerd in procesgeoriënteerde structuren, zodat met minimale zoekinspanning alle informatie van een bedrijfsproces tot uw beschikking staat

N

Revisiezekere archivering. Zelfs na jaren heeft u toegang tot alle documenten en informatie, ook zonder de oorspronkelijke applicatie

N

E-maildocumenten, bijvoorbeeld met SAP-, Navision-, MS-Office-, Lotus Notes-, Scan- en technische documenten worden gezamenlijk procesgeoriënteerd beheerd

Bent u nieuwsgierig wat d.3 voor uw organisatie kan betekenen?

…neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.