Digitale e-mailarchivering

Digitaal e-mails archiveren, eenvoudig en slim

Door de enorme hoeveelheden e-mailberichten binnen organisaties is het noodzakelijk geworden om al deze digitale informatie zorgvuldig te beheren en te archiveren. U wilt geen overbelaste e-mailservers of  eeuwig zoeken naar dat ene e-mailbericht. Digitaal e-mail management biedt hiervoor een totale softwareoplossing, waarbij e-mail eenvoudig wordt toegevoegd aan uw digitale dossier.

Er zijn twee manieren om e-mails digitaal te archiveren:

^

vanuit de e-mail cliënt (Outlook of ander mailsysteem)

^

automatisch vanaf de mailserver zonder tussenkomst van de gebruiker

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

Eenvoudig en slim – direct vanuit Outlook uw mail archiveren

Alle informatie, die in verschillende applicaties binnen uw onderneming opgeslagen zijn, staan nu centraal in uw Microsoft Outlook cliënt ter beschikking. Uw Outlook als middelpunt van uw informatie.

 

Tijdwinst door optimalisering van het bedrijfsproces

De in Outlook geïntegreerde smartZones bieden een centrale plek ter optimalisatie van uw bedrijfsprocessen. Vaak terugkerende processen worden als symbolen weergegeven en bieden de mogelijkheid eenvoudig deze processen te starten. Wanneer u bijvoorbeeld een e-mail of bijlage middels Drag & Drop op een icoon plaatst, wordt automatisch het bijhorende proces gestart, dit proces kan bedrijfsspecifiek gedefinieerd worden.

Highlights digitaal e-mail archiveren in een oogopslag:

^

Comfortabel en intuïtief gebruik van onze software door gebruiksvriendelijke drag & drop functie

^

Tijdwinst door optimalisatie van bedrijfsprocessen met digitale e-mail archivering

^

Het gehele bedrijf gebruikt bedrijfsinformatie rechtstreeks in en vanuit MS Outlook

^

Teksten/documenten/informatie zoeken in het digitale archief zonder Microsoft Outlook te verlaten

^

Lage investering

Digitale e-mail archivering, de voordelen op een rij

Welke manier van digitale e-mailarchivering u ook kiest de voordelen zijn evident.
N

Belangrijke zakelijke documenten, die per e-mail beheerd en verstuurd worden gemakkelijk en veilig gearchiveerd

N

Informatie met bedrijfskritische en bedrijfsprocesrelevante inhoud wordt in het belang van de onderneming en overeenkomstig de wettelijke regelgeving en verordeningen revisiezeker gearchiveerd

N

Grote e-mail bijlagen en bestanden (attachments) leiden niet meer tot langzaam werkende mailsystemen en slechte systeemprestaties

N

Gemakkelijk documenten en informatie terug kunnen vinden want de informatie wordt beheerd in procesgeoriënteerde structuren, zodat met minimale zoekinspanning alle informatie van een bedrijfsproces tot uw beschikking staat

N

Revisiezekere archivering. Zelfs na jaren heeft u toegang tot alle documenten en informatie, ook zonder de oorspronkelijke applicatie

N

E-maildocumenten, bijvoorbeeld met SAP-, Navision-, MS-Office-, Scan- en technische documenten worden gezamenlijk proces georiënteerd beheerd

Bent u nieuwsgierig wat Docdynamic voor uw organisatie kan betekenen?

…neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.