Document management

Professioneel documenten beheren is eenvoudig

De inzet van document management software is de oplossing om al uw bedrijfsdocumenten eenduidig op te slaan en te beheren. Alle mogelijke documenten uit MS Word, Excel, PDF, E-mails, tekeningen, afbeeldingen, multimedia etc. worden in een documentmanagementsysteem (DMS) opgeslagen en beheerd. Een eenduidige structuur maakt eenvoudig opbouwen van dossiers gemakkelijk. Door meta-data aan een document te koppelen wordt deze gelinkt met andere documenten en dossiers. Hierdoor kunnen documenten in de structuur en context getoond van de afdeling waar ze bijhoren. Medewerkers profiteren van een DMS doordat zij sneller kunnen werken want documenten zijn gemakkelijk terug te vinden door uitgebreide (full text) zoekfunctionaliteit. Documenten worden op de juiste plaats opgeslagen en zijn terug te vinden op zowel kenmerk als inhoud van het document.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

^

Centrale opslag van documenten

^

Beheren van lees- en schrijfrechten

^

Vastleggen van documentkenmerken

^

Versiebeheer, archivering, mutatiehistorie en leesrechten

^

Creëren van documenten op basis van sjablonen

^

Bewerken van documenten

^

Documentviewer

^

Samenvoegen van documenten in dossiers

^

Publiceren van documenten op intranet of internet

^

Automatisch omzetten van documenten naar PDF of TIFF

^

Offline werken met documenten (inclusief synchronisatie mogelijkheden)

^

Samenwerken aan documenten d.m.v. workflow

^

Full text search van documenten

Documentsoorten

De belangrijke documenten worden eenduidig opgeslagen. Voorbeelden van dit soort documenten zijn:

^

Offertes

^

Offertes

^

Opdrachtbevestigingen

^

Productinformatie, afbeeldingen

^

Contracten

^

Bestellingen

^

Correspondentie

^

E-mail

^

Technische documenten / tekeningen

^

Kwaliteitsdocumenten

^

Etc.

Voordelen

Door te kiezen voor onze document management software kunt u ook profiteren van de volgende voordelen:

N

Sneller vinden van documenten

N

Eenduidige opslagstructuur

N

Eenvoudiger samenwerken aan documenten

N

Betere schaalbaarheid over afdelingen, teams of vestigingen

N

Dossiervorming

N

Overal en altijd toegang

N

Grip op lees- en bewerkrechten

N

Automatisch versiebeheer en archivering

N

Full text search

Bent u nieuwsgierig wat Docdynamic voor uw organisatie kan betekenen?

…neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.