Projectomschrijving: Woningbouwcorporatie Westwaard Wonen heet nu Woonkracht10
Fase 1:
Digitaliseren van de facturenstroom
Facturen komen tegenwoordig zowel digitaal als op papier bij Westwaard Wonen binnen. Voor beide verschijningsvormen biedt d.3 een uniform verwerkingsproces. Met de eigen scan- en herkenningsoftware wordt er data van de facturen herkend en wordt de factuur inclusief de herkende data opgeslagen. Voor elke factuur wordt vervolgens een workflow gestart. Deze met Westwaard Wonen opgezette workflow zorgt ervoor dat de juiste persoon op het juiste moment een melding krijgt om zijn of haar taak uit te voeren. Het proces is strak geregisseerd en daardoor overzichtelijk en goed beheersbaar. De facturen worden nu sneller afgehandeld, sneller betaald en het proces is altijd onder controle.
Integratie met SG Tobias
Data omtrent leveranciers, inkoopopdrachten etc. liggen vast in financiële of ERP systemen. Bij Westwaard Wonen wordt gebruik gemaakt van een applicatie van SG|Automatisering te Emmen. Zij zijn één van de grotere spelers voor ICT oplossingen in de markt voor woningcorporaties.
Aansluiting op standaard webservices
Voor het uitwisselen van data tussen d.3 en SG kon hier aangesloten worden op de standaard webservices die de oplossing van SG biedt. Ook de mogelijkheden om documenten die door SG zijn gegenereerd direct op te slaan in het archief en deze ook vanuit de diverse vensters weer op te roepen, worden door d.3 ondersteund. Dit zal in toekomstige fasen worden gebruikt.
Werkwijze bij Westwaard Wonen
De koppeling van d.3 met SG|Tobias levert de volgende stappen op in
het proces van factuurverwerking:
1. Factuurinformatie wordt vanuit de d.3 workflow aangeboden aan SG|Tobias;
2. Nadat de facturen zijn gespecificeerd wordt de d.3 worfklow vanuit SG|Tobias
doorgestart;
3. Na goedkeuring van de factuur, geeft de workflow in d.3 dit door aan
SG|Tobias en de betaling kan plaatsvinden.
Workflow
De facturen worden volgens een bepaalde structuur opgeslagen in d.3,
voor elke factuur wordt de workflow doorlopen en in het protocol wordt
vastgelegd welke medewerker welke stap in proces wanneer heeft uitgevoerd.
Dit protocol blijft opgeslagen in d.3 zolang de factuur ook opgeslagen
is.
In d.3 worden dossiers aangelegd voor de verschillende leveranciers eventueel
voorzien van subdossiers per order, project etc. Op basis van kenmerken
worden documenten aan het dossier toegevoegd.
Notificatie van processtappen
d.3 zorgt ervoor dat medewerkers via de interne takenlijst van d.3 of middels
een e-mail geattendeerd worden dat er een processtap voor hen klaar staat.
Vooral medewerkers die incidenteel met het inkoopfactuur proces een bijdrage
leveren, kiezen ervoor per e-mail geattendeerd te worden. Deze e-mail gaat
vergezeld met een link naar de juiste proces stap in d.3.
Elektronisch archief
Alle facturen worden bewaard in het d.3 archief. Dit archief kan met de d.3 Explorer eenvoudig worden benaderd en doorzocht. Het archief bewaakt de wettelijke bewaartermijn van documenten en zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang krijgen.
De toekomst met d.3
Nu worden facturen binnen de gestelde tijd gecontroleerd en verwerkt.
Bij Westwaard Wonen is men zeer tevreden met deze enorme verbetering. Fase
1 is geslaagd en de overige fasen volgen: het digitaal verwerken van de
binnenkomende post, VHE dossiervorming, etc.