"Absoluut vertrouwelijk en op elk moment beschikbaar"

Document Management Systeem beheert informatie over patiënten. 

Het elektronisch beheren van informatie over patienten is een gevoelige zaak. Vooral bij een psychiatrisch ziekenhuis waar nog strengere toegangsregels op de gegevens over patienten gelden dan op verpleegafdelingen. Moderne systemen voor documentbeheer en archivering moeten daarom beschikken over een goed autorisatiesysteem. Zelfs arten buiten de psychologie mogen binnen een psychiatrische kliniek geen inzicht in het dossier van een patient hebben. Toch moet een arts 24 x 7 de voorgeschiedenis van een zojuist binnengebrachte patient kunnen raadplegen. Doordat onderzoeksresultaten direct in elektronische dossiers beschikbaar zijn, wordt dubbel onderzoek vermeden.

Het ICT-team van de Westfälische Klinik voor psychiatrie en psychotherapie in Münster had, onder leiding van ICT-manager Manfred Brügge, zelf al een systeem ontwikkeld op basis van een NT-fileserver. Met dat systeem kunnen de (als Word-documenten opgeslagen) gegevens, diagnoses en de behandeling(-en) van patiënten direct getoond worden.
Deze directory georiënteerde toepassing bereikte haar grens toen ICT-manager Manfred Brügge met het idee kwam om, naast de 60 artsen en psychologen, ook alle andere, in totaal 900, medewerkers toegang te geven tot de elektronisch verwerkte informatie. Hierdoor werden niet alleen alle documentsoorten verveelvoudigd maar kreeg men ook te maken met het probleem dat iedereen uit de 25 actieve beroepsgroepen beperkt toegang had tot alle gearchiveerde documenten.

De kliniek

In de kliniek in Münster, die in het bezit is van 400 bedden, worden jaarlijks ongeveer 4500 patiënten behandeld. De kliniek neemt 500 m2 aan grond in beslag en telt 30 gebouwen.
Daarnaast zijn er ook nog begeleide woongroepen in de stad zelf. Dit geeft een idee van de dagelijkse inspanning die het kost om een beleid te voeren met papieren dossiers. 

De toegangsrechten door documentklassen geregeld

Toen in maart 2002 besloten werd een elektronisch documentmanagement systeem in te voeren, viel de uiteindelijke keuze op het Document Management en Workflow Systeem d.3 van d.velop AG (www.d-velop.de) omdat het onder andere aan de hoge eisen van beschikbaarheid en databescherming voldeed.
De software is in het bezit van een omvangrijk aanpasbare autorisatie structuur. De toegangsrechten worden bepaald op basis van gebruikers en gebruikersgroepen en op basis van rollen en klassen. Volgens productmanager Markus Heitkamp van d.velop is geautomatiseerde toegang veel beter gewaarborgd dan bij een standaard rechtenstructuur.

"Wij definiëren zogenaamde documentklassen. Hierdoor is een virtuele view op de documenten mogelijk en de klassen werken bij een zoekopdracht als een filter die afhankelijk is van de gebruiker van dat moment. De betrokken medewerker vindt op deze manier bijvoorbeeld alleen díe informatie van de patiënten van zijn afdeling.” verklaart Heitkamp.

Al bij het eerste contact met een patiënt zet het d.3 systeem de gegevens van de opnameformulieren om in een virtueel dossierstructuur die voor alle klinieken of praktijken m.b.v. een dossierplan hiërarchisch gedefinieerd kan worden. Het d.3 systeem sorteert alle andere documenten automatisch in de daarvoor bestemde en beschikbare dossiers. Hierdoor worden toekomstige zoekacties versneld en wordt het makkelijker voor de artsen om gegevens te vinden.

Integratie met ziekenhuissystemen middels open structuren

Met zijn open structuur maakt d.3 de integratie mogelijk van gezamenlijke klinieken en de applicaties die daar worden gebruikt. Daarnaast ondersteunt het systeem alle gebruikelijke uitwisselingen van formaten, gegevens, interfaces en database standaarden uit de industrie en de gezondheidszorg zoals Tiff G4, DICOM 3.0, XML, BDT en SQL.
Met de gestandaardiseerde dynamische Interface HL7 en de open API (Application Programming Interface) bestaat er een mogelijkheid van complete integratie met het ziekenhuisinformatiesysteem en het patiënten-beleidsysteem.

De documenten die gedurende een patiëntenverblijf worden verstrekt, van boekhouding tot aan de radiologie, komen vaak uit verschillende ICT-systemen. De informatie wordt nu door d.3 als TIFF-bestand redundant en revisiezeker gearchiveerd. Dit neutrale en stabiele formaat heeft zich als quasi-standaard bewezen voor lange-termijnarchivering omdat het onafhankelijk van de constante versieveranderingen in softwareproducten blijft. Door de omzetting naar TIFF wordt ook de manier van bewerken vergemakkelijkt; een medewerker hoeft niet meer over kennis van allerlei toepassingen en bijbehorende licenties te beschikken.

Stapsgewijze invoering

Eind 2000 werd de testfase in het ziekenhuis van Münster afgesloten waarna het systeem productief werd ingezet. 
Sinds 01-01-2001 archiveert het systeem alle informatie over de opnames, diagnoses, behandelingen en het verloop van de ontslagen patiënten. Tevens neemt de software de eerdere documenten over uit het oude systeem en verwerkt ze tot Word-documenten/ Raster-formaat (TIFF). Opnieuw verstrekte epicrisen worden uitgeprint, ondertekend en vervolgens ingescand om nu als officieel document voor alle informatie of vragen ter beschikking gesteld te worden. Vanaf het begin van dat jaar wordt ook de gehele correspondentie gearchiveerd. Een jukebox met een capaciteit van 220 GB zal als opslagmedium dienen. Patiëntgegevens voor nieuw in te vullen formulieren en verdere correspondentie zijn nu afkomstig uit de relationele database met patiëntgegevens.

Het gebruik van een Workflowproces ter ondersteuning en controle van noodzakelijke activiteiten bij opnames, over-drachten of medische ontslagen, staat nog op de planning.
Desalniettemin werden al snel de eerste efficiency-verbeteringen waargenomen bij de dagelijkse werkzaamheden. Aanvragen van artsen, andere instellingen of zorgverzekeraars kunnen nu eenvoudiger verwerkt worden. 
"Bij vijf tot tien aanvragen per dag met elk een half uur werk, worden de voordelen van d.3 duidelijk zichtbaar", somt Brügge op. Daarbij konden wedervragen direct afgehandeld worden.

Mogelijkheden voor E-health

In Münster komen niet alleen Word-documenten voor. Zo levert de CT-scanner van GE beelden in Dicom 3.0 formaat aan; een standaard formaat voor medische beeldgegevens.
Deze worden tussentijds op een Dicom-server opgeslagen en aansluitend aan het d.3 systeem overgedragen die ze in de virtuele patiëntendossiers plaatst. Op deze manier kunnen ze nu binnen de gehele kliniek middels een Dicom-viewer bekeken worden. 

“Wanneer wij d.3 als beeld-archief willen inzetten, sparen we onszelf als kleine instelling een PACS server (Picture Archiving Communication System); een speciaal radiologisch informatiesysteem.” zegt Brügge verheugd.
“We kunnen daardoor beelden via ISDN naar andere vakmensen sturen of actuele beelden van buitenlandse radiologen bekijken.”

Daarom is in Münster gepland om meerdere afbeeldingen van verschillende apparatuur met d.3 te integreren. Het röntgen-, ECG- en laboratoriumarchief wil men nu in Münster stapsgewijs overzetten. Zo slaat het archiefsysteem de resultaten van de ECG-apparaten direct als TIFF-bestanden op. Hetzelfde geldt voor bloeddruk- en longfunctiemetingen. Ook de distributie van de laboratoriumuitslagen ging tot nu toe met zeer veel kosten en papierwerk gepaard.
Nu zorgt een importmodule er voor dat de resultaten uit het laboratoriumsysteem als TIFF opgeslagen worden.

Communicatie tussen artsen

Ook voor de communicatie tussen artsen en andere klinieken bieden zich, door wijziging in de wetgeving omgaande handtekeningen, nieuwe mogelijkheden aan.
“Het d.3-systeem is hierop voorbereid, zowel tijdens het archiveren als tijdens de verzending", zegt Markus Heitkamp. Zo is aan alle voorwaarden voor de digitale handtekening voldaan en wordt de inzet van ‘health-professional cards’ ondersteund. Met deze chipkaart wordt onder andere gewaarborgd dat vertrouwelijke documenten versleuteld verstuurd kunnen worden en dat niemand anders dan de ontvanger het document kan openen…en deze kan er zeker van zijn dat de inhoud onderweg niet gemanipuleerd wordt.”

Te zijner tijd moeten deze bestaande mogelijkheden in Münster nog geïmplementeerd worden.