"I had a dream .. 20 jaren geleden al hadden wij het idee overzichten op Microfiche en inkomende post op film te zetten, waardoor we minder archiefruimte nodig zouden hebben. Dit met het gevolg dat onze vestigingsgebouwen niet langer gepland moesten worden op basis van de benodigde archiefruimtes. Deze droom komt nu uit: Het centrale DMS met jukeboxen kunnen globaal en parallel vanuit elke locatie gebruikt worden."

De onderneming

Viterra Energy Services is wereldwijd marktleider en de meest vooraanstaande specialist op het gebied van energie- en waterkostenverdeling op basis van individueel gemeten verbruik. Hiertoe leveren wij meetapparatuur en de bijbehorende diensten. Meer dan 3000 medewerkers bedienen jaarlijks meer dan 530.000 klanten vanaf meer dan 65 locaties in 27 landen. Op basis van circa 40 miljoen geïnstalleerde meters haalde Viterra Energy Services in 2000 een omzet van circa € 378 miljoen. Bovendien leveren de meetapparatuur en de diensten van Viterra Energy Services een vitale bijdrage aan een verantwoorde omgang met energie en water.

Vereisten

• Toegankelijkheid van het systeem vanuit elke vestiging.
• Geen dossiertransport meer: tot nu toe kostte het vervoer per vrachtwagen veel tijd. Dit resulteerde in jaarlijkse transportkosten van Euro 350,000. Geen (verkeerde) handmatige archivering meer - in Duitsland alleen al zijn er ongeveer 400.000 dossiers.
• Er wordt niet meer handmatig naar documenten gezocht.
• Bouwplanning: De grootte van de vestigingsgebouwen werden gepland op basis van het aantal te archiveren dossiers.

En waarom d.velop?

Met d.3 realiseer je betrouwbare digitale bedrijfsprocessen op basis van het geïntegreerde DMS/Workflow system waarbij de bijbehorende documenten, ondersteund met versiebeheer, worden opgeslagen. Als producent van het digitale d.3 archief, document en workflow managementsysteem heeft 'd.velop' en partners nu succesvol meer dan 350 server installaties wereldwijd gerealiseerd. Leverancier en partners hebben zeer gemotiveerde werknemers die op korte termijn ingezet kunnen worden. Dit geheel biedt een goede prijs- prestatie verhouding.

De technische beslissingscriteria

AFP know-how, massa scanning, individuele scanning, SAP - schakel evenals een verfijnde machtigingsconcept.

Project

De beknopte uitspraak van project manager en verantwoordelijke voor data security, de heer Michael Friggemann, zegt meer dan 1,000 woorden: "9.12.2002 - is het moment waarop de vriendschap is begonnen. De directeur van d.velop AG Christoph Pliete beloofde ons de hemel op aarde met zijn team - en heeft zich aan elke belofte gehouden".

Project status en vooruitzicht

In samenhang met de door Viterra zelf ontwikkelde "afrekeningsapplicatie" zijn de d.3 modules d.3 cold, d.3 scan, d.3 view (met AFP Viewer), d.3 office en d.3 explorer ingezet. CI documenten worden in AFP formaat gearchiveerd en in TIFF formaat omgezet en getoond. NCI (inkomende post) of mailstromen worden, procesgebaseerd met ondersteuning van een workflow, voorgelegd aan de verantwoordelijke medewerker. Hierdoor ontstaat een consequente aansturing t.b.v. de voorbereiding van het afrekenen van energiekosten gebaseerd op de documenten uit elektronische dossiers. Sinds december 2003 is het elektronische dossier uitgebreid waardoor de elektronische meterstanden automatisch in het dossier opgeslagen kunnen worden. De gegevens worden met het SAP systeem gesynchroniseerd, incl. het toevoegen van de attributen aan de indexen van de documenten. Hierna vind de overdracht van workflows aan SAP plaats. Vanuit SAP kan men het archiveren en zoeken starten d.m.v. één muisklik. Het zoeken van documenten is zowel vanuit SAP als vanuit d.3 mogelijk.

Op 18 november 2003 is het project met een pilot gestart in de vestigingen Münster en Duisburg en vanaf 17 december 2003 in heel Duitsland in productie gegaan. Voor 2004 is de consolidatie van alle documentsoorten en de internationale uitrol (start in Luxemburg en Zwitserland) gepland. De internet toegang voor klanten is daarmee ook in de planning opgenomen. De uitbreiding van het elektronisch archiveren van de operatieve processen naar de administratieve processen, is tevens onderdeel van de scope. Evenals de uitbreiding van de documentmanagement omgeving voor de automatisering van de processen middels Workflow Management.

Voordelen - in archiving en ingang:

• Verbetering van het bereiken van de servicedoelstellingen; sneller toegang tot documenten in het geval van vragen.
• Geen verkeerde archivering meer d.m.v. indexering middels barcode.
• Iedere gebruiker heeft het zelfde archief voor alle documenten.
• Verzorgt informatie over alle documenten vanuit alle locaties.
• Marketingaspect van klantentoegang tot het archief via een internet portal.
• Vanwege centrale archivering van grote aantallen documenten, kunnen seizoensgerelateerde facturen binnen 24 uur geproduceerd worden.

Feit & Statistieken

Viterra Energie Diensten - internationaal succesvol.
Naast de sterke binnenlandse markten in Duitsland (19 branches, twee afrekeningcentrales) is VES vertegenwoordigt in 27 landen, inclusief USA, China en Scandinavië. Haar werknemers verlenen diensten op meer dan 65 locaties aan meer dan 300,000 klanten met ongeveer 600,000 objecten. Met ca. 3700 werknemers genereerde VES een omzet van rond de €463 miljoen in het jaar 2002.

Projectcijfers

• Project doorlooptijd: Augustus -Maart 2004.
• Ongeveer 1,800 gebruikers.
• Totaal aantal gearchiveerde documenten rond de 70 miljoen.
• Dagelijkse toename van documenten: 1,500 via post en e-MAIL, 50,000 middels AFP output, 20,000 via procesautomatisering.
• DataBase structuur werd overgenomen waardoor oude documenten verder gebruikt kon worden.
• Zoek tijden: documenten worden binnen twee tot drie seconden gevonden.
• De eenmalige kosten werden binnen een jaar dubbel terugverdiend.