De Sparkasse in Steinfurt bestaat uit een hoofdkantoor en 14 bijkantoren die met meer dan 300 werknemers jaarlijks meer dan 750 miljoen euro omzetten. Op dit moment draagt de bank zorg voor zo’n 43.000 gewone rekeningen, 100.000 spaarrekeningen en 14.000 leningen.
Al deze klant-, rekening-, en contractgegevens worden centraal opgeslagen op een mainframe in het boekhoudcentrum van de Westfälisch-Lippischen Sparkasse (BWS) in Münster. Sinds 1989 vindt daar de toegang tot en de zorg over de daar opgeslagen gegevens met behulp van het programma S-KISS (Sparkassen-Kommunikations-, Informations- und Sachbearbeitungs-System). Alle documenten werden voorheen als papieren documenten gearchiveerd.

Het probleem

In 1997, begon de bank in Steinfurt met de introductie van een kantoorautomatiseringssysteem. Dit project bevatte twee secties: enerzijds werd Lotus-Notes ingevoerd als communicatie- en mailingsysteem, dat steeds belangrijker wordt voor het werk van de bank.

Wat nog ontbrak was een archiveringssysteem waarmee alle klant-, rekening- en contract gegevens behandeld konden worden aangezien er in het systeem S-KISS alleen klantgerelateerde gegevens opgeslagen, verzorgd en verwerkt konden worden. Zijn hoofdtaak is de ondersteuning van het klantenconsult de clerking met op een persoon betrekking hebbende en productspecifieke processen.

Het contact

Na presentatie, testen en een referentiebezoek aan Siemens, viel de beslissing in Steinfurt voor softwarepakket d.3 in augustus 1998.
Het projectteam, dat werd geleid door Walter Raus, bevestigt dat de software een volwassen Document-Management product is met geïntegreerde workflowfuncties en zeer goede zoekmogelijkheden. Hoofdzakelijk veroorzaken de volgende functionele mogelijkheden het besluit voor d.3:
Het systeem kan documenten als bestanden samenvatten zoals zij in de bij de afdeling kredietverstrekking benodigd zijn. Het voordeel hiervan was de mogelijkheid tot verschillende manieren van indexeren, waarmee de documenten niet alleen tot én of meerdere rekeningnummers maar ook tot personen en de combinatie hiertussen opgeslagen kunnen worden. Ook de optie van een vroege indicatie waarmee de respectievelijke werknemer van te voren de documenten zowel kan classificeren als identificeren. Bij het aansluitende scannen, dat geschied op een ander departement, wordt de data van een barcode gehaald zodat de gecreëerde raster data automatisch in de database ‘gemerkt’ kan worden en opgeslagen op het juiste opslagmedium.

De taak

Tot nu toe kan men nog geen onderzoek in het spaarbanksysteem S-KISS doen, dat in 1 stap alle benodigde documenten voor een arbeidsproces ter beschikking stelt. De kredietverlener moest bij een kredietaanvraag namelijk alle documenten van de desbetreffende rekeningen en personen doorzoeken om de juiste informatie te verkrijgen. Als alternatief kan de werknemer folders voor een proces samenstellen aan welke hij echter handmatig en met grote inspanning de benodigde documenten moet toevoegen. Deze folders zijn vervolgens op elk moment beschikbaar, maar moeten ook in de toekomst handmatig worden bijgehouden.

Projectleider Walter Raus: ‘degene die een kredietgeval behandelt, moet een snelle toegang hebben tot alle noodzakelijke documenten. De verwerking van alle kredietovereenkomsten kost hoe dan ook veel inspanning; daarom moet men de werknemers waar mogelijk steunen. De introductie van een archiveringssysteem brengt automatisch veranderingen met zich mee waar men aan zal moeten wennen. Het is dus belangrijk om acceptatie voor dit systeem van de werknemers te krijgen door een simpele handleiding en een duidelijke uitleg van de documenten.’

Het project

Tijdens de introductie van deze archiveringsoplossing werd de grootste nadruk gelegd op het verkrijgen en het installeren van de hard- en software, evenals speciaal op de programmering van de PMS-interface van de S-Archief-Module. 
In februari 1999 werd dit met succes voltooid zodat de mensen in Steinfurt met de eerste fase van het archiveren konden beginnen. Een team van drie medewerkers en een hulp voor de scantaken begonnen nu alle commerciële kredietdossiers van MKB-klanten te digitaliseren. Na deze projectfase, is de volledige oude voorraad met 12.000 kredietdossiers (ongeveer 1,6 miljoen papiervellen en dagelijks ongeveer 800 vellen toegevoegd) verwerkt.
In een volgende stap is het de bedoeling om alle betalingtransactie bewijzen van de spaarbanktoepassing SAMOS te archiveren. Het onderzoek zou tevens mogelijk moeten zijn via de originele toepassing S-KISS en via d.3. Hier biedt d.3 ook de mogelijkheid om deze documenten bij de automatische gecreëerde bestanden te voegen zodat zij direct en volledig beschikbaar zijn voor de daarvoor bestemde medewerker.

De oplossing

‘Tijdens de ontwikkeling van ons document management en workflow systeem d.3, werden we geconfronteerd met de klassieke vraag in betrekking tot de scan data processing: ‘to make or to buy’?, herinnert zich d.velop’s managing-director Christoph Pliete. Toen hebben wij reeds gekozen voor de Ascent Capture van Kofax. Deze software vervult alle hoge eisen die wij op een gelijkwaardige manier op ons systeem aanbrengen. Wij als system integrator waren overtuigd van de goede en snelle integratie mogelijkheden van de software. Voor de gebruiker is vooral de hoge document productie voordelig. Ascent Capture dekt het hele scan proces: het scannen, indexeren, indexverificatie, kwaliteitscontrole en indien nodig herscannen. Door goede kwaliteit en goede instelmogelijkheden, zijn er geen speciale vereisten van de gebruikers noodzakelijk. Daarom kunnen de werknemers van bijvoorbeeld een postkamer snel en productief met dit systeem werken.’

Tijdens de selectie van hard- en de software voor Sparkasse Steinfurt, is d.velop, net als in andere met succes voltooide projecten, terug gegaan naar de uitgebreide know-how van de technologie leverancier DICOM Deutschland GmbH. Tijdens dit project werd o.a. de verwerking van de uitgebreide reçu’s van de spaarbank getest op verschillende scanners in de testcentra van DICOM.

Naast het Document Management en Workflow systeem d.3, koos de spaarbank in Steinfurt de volgende hard- en software:
-d.3 high performance server onder Windows NT 4.0;
- Oracle-data base.
- Fujitsu flat bed scanner M3097DE voor DIN A3/A4, met een scan prestatie van 47 pagina’s per minuut Simplex, met
  een geautomatiseerde documentinvoer voor 100 vellen.
- Fujitsu High-Speed-production scanner M3099EX voor DIN A3/A4, met een scan prestatie van 80 pagina’s per minuut
  Simplex, met een geautomatiseerde documentinvoer van 1000 bladen (gebruik voor het scannen van een document
  oude voorraden).
- Ascent Capture van Kofax (high perfomance scan software met OCR-en document herkenning).
- HP SureStore 160ex, magnetisch-optische jukebox met 2 drives, 166,4 GB geheugen, voorzien van 32 WORM-devices
  met ieder 5,2 GB opslagcapaciteit.
- HP SureStore 80ex, magnetisch-optische jukebox met 2 drivers, 83,2 GB geheugen, 16 Slots. (voor het gebruik van
  mirroring en het maken van back-up’s).

De beoordeling

‘Wanneer u zich in nieuwe technologie gaat verdiepen,  is het heel belangrijk om vooral niet de acceptatie van de werknemers in gevaar te brengen, helemaal niet in het begin. Dit gevaar zou zijn ontstaan wanneer onderzoek werd gedaan met S-KISS van het spaarbanksysteem. Daarom hebben wij de gebruikers met d.3 als archiveringssysteem en zoekhulpmiddel vanaf het begin een volwaardige oplossing geboden. Deze software spaart niet alleen tijd en kostbare ruimte van een normaal archief; wij zijn tevens in staat sneller te reageren op verzoeken/ vragen van klanten en in het administratieve proces. Met het uniforme opslaan biedt deze algemene oplossing een hoge transparantie van onze documenten, ook omdat privé schaduwbestanden, d.w.z. het dubbel houden van bestanden, kan worden vermeden.’, Walter Raus, werknemer van de organisatorische afdeling van Sparkasse Steinfurt, verantwoordelijk als projectleider voor de introductie van elektronische archivering.

‘DICOM is voor ons een belangrijke en betrouwbare contactpartner voor alle vragen betreffende optische archivering. Door hun betrokkenheid naar de markt toe zijn we continu geïnformeerd over de meest recente ontwikkelingen van producten, zoals de imaging-software of jukeboxen en zijn daarom in staat deze informatie door te geven ten behoeve van onze klanten en eindgebruikers.’, Christoph Pliete, algemeen directeur van d.velop AG, Gescher.

De systeemleverancier

Het Document en Workflow Management Systeem d.3, leidt en archiveert volgens DIN 9000ff willekeurige Office- documenten, alle CAD-, NC-, DTP- en pixel formaten en verbindt de technische en commerciële gegevensverwerking met elkaar tot een volledige SAP R/3- en Sparkassen (spaarbank)-integratie.