Pietsch
"Het bijzondere aan dit document management project was, dat het zonder problemen en parallel aan de introductie van SAP geïmplementeerd werd. Van de gecalculeerde externe projectondersteuning was slechts een beperkt deel noodzakelijk, omdat alles goed voorbereid was."

Innovatieve groothandel in sanitair

Pietsch is een middelgrote groothandel in sanitair, verwarming, klimaat en milieutechnologie. Het bedrijf kent een open en familiare cultuur waarin goede menselijke betrekkingen tot klanten, leveranciers en collega's hoog in het vaandel staan. Dit, tezamen met vakkundige professionaliteit, innovatieve en kwalitatief hoogwaardige producten, bepaalt in hoge mate het succes van de onderneming. Het in 1947 opgerichte familiebedrijf is inmiddels gegroeid naar 19 vestigingen waaruit de grote ervaring in ondernemen blijkt.

Het doel: van papieren naar elektronisch archief

Parallel aan de invoering van het Enterprise Resource Planningsysteem (ERP) van SAP moest niet alleen het papierarchief, maar ook het huidige elektronische archief door een nieuw, bijgewerkt DMS/ Archiefsysteem, vervangen worden. Dit om de uit SAP afkomstige documenten automatisch te kunnen archiveren(allen CI-informatie). Daarnaast was het snel kunnen terugvinden van documenten, door de medewerkers op de drie afzonderlijke vestigingen, één van de belangrijkste doelstellingen. Ook de gerealiseerde fysieke ruimtebesparing speelde een grote rol.

Van SAP implementatie naar DMS implementatie

De weg tussen de beslissing en het van start gaan van de productie was na uitspraak van de verantwoordelijke projectleiders 'kort en onspectaculair', waarbij onspectaculair toch absoluut positief bedoeld is. Er waren maar weinig tijdelijke resources nodig en er kwamen geen problemen naar voren, hoewel men twee projecten parallel op elkaar moest afstemmen. Het bijzondere aan dit project was, zegt Markus Graf (IT Manager), dat het zonder problemen naast de SAP- implementatie plaatsvond. Wij konden het grotendeels met eigen medewerkers invoeren en door de goede voorbereiding was slechts een deel van de gecalculeerde externe projectdagen benodigd.

Het reeds beschikbaar zijn van de SAP-interface en de goede ondersteuning van de leverancier, die altijd snel ter plaatse was voor ondersteuning, vormden de basis voor een goed projectverloop. De opleiding vond plaats d.m.v. van 'Learning by Doing' waarbij handelingen door de leverancier werden voorgedaan en daarna door eigen medewerkers zelfstandig doorgevoerd kon worden. De communicatiewegen naar de leverancier waren kort wat de reactie tijden tot een minimum terugbracht, zegt Thorsten Stark, verantwoordelijk voor de gebruikersondersteuning.

Digitaal archiveren

Vanaf de ingebruikname van SAP wordt ook naar d.3 gearchiveerd. Op dit moment wordt met de archivering van de NCI-documenten begonnen - scannen, indexeren en het archiveren van afleverbonnen als bewijs van levering. Op dit moment zijn van d.3 de modulen d.3 cold, d.3 view en d.3 explorer in gebruik. Pietsch is een zeer competente gebruiker gebleken die van de planning tot aan de realisatie zeer veel zelf heeft bewerkstelligd.

Gebruikers tevreden over DMS systeem

Het antwoord van Markus Graf op de vraag hoe de medewerkers de nieuwe software beoordelen, is kort en bondig en geeft weer hoe ongecompliceerd een DMS/Archiefproject kan lopen; "niets, maar dan ook niets negatiefs. Dat betekent: iedereen is tevreden."

Feiten en statistieken

De feiten en cijfers liegen er niet om. Ze geven een duidelijk beeld van de omvang van het project.

• Toegang vanuit 350 SAP- werkplekken.
• 1.050 Miljoen documenten vanaf 30/01/2002.
• Ca. 2.270 CI-documenten per dag.
• Ca. 1.500 NCI documenten per dag gepland voor beide ondernemingen (de Pietsch Haustechnik GmbH en de Pietsch GmbH & Co. KG).

Projectdoorlooptijd; 4 maanden
Start: Oktober 2001
Start Productie: 30/01/2002

Toekomstplannen elektronische verwerking facturen

De volgende stap zal zijn dat de NCI-documenten gedecentraliseerd op twee plaatsen wordt gescand, geïndexeerd en gearchiveerd. De elektronische verwerking van inkoopfacturen en het automatisch doorsturen met behulp van de Workflow Management Module is voor Pietsch nu nog toekomstmuziek.