“d.velop is met grote beloftes begonnen en heeft ze waargemaakt"
De organisatie
De inmiddels 50 jarige ondernemersgeschiedenis van Müller laat zich al
gauw omschrijven als een Amerikaans succesverhaal. Objectief gezien is
deze geschiedenis een kroniek van continue vooruit denken en handelen.
Hun oorspronkelijke voorbeeld, naar het model van typisch Amerikaanse drogisterijen
hebben ze allang ingehaald en ver achter zich gelaten. Uit de kiem van
zijn bescheiden kapperszaak lukte het oprichter Erwin Müller begin jaren
zeventig zijn nieuwe zelfbedieningsdrogisterij concept te realiseren en
daarmee de vanzelfsprekendheid van een complete branche op te schudden
en te doen evolueren.
Toen in 1953 de firma Müller opgericht werd, werd absoluut niet gedacht dat dit de geboorte zou zijn van één van de meest interessante ondernemingen van de Duitse retail branche. Vandaag de dag, ruim 50 jaar later, biedt Müller zijn klanten in meer dan 380 filialen koopplezier met een klant- en service gerichte atmosfeer. Müller heeft op dit moment 16.000 medewerkers. Door jaarlijks zijn winkelketen uit te breiden met een meervoud aan filialen legt Müller de bodem voor een gezonde doorontwikkeling van de onderneming in zowel binnen- als buitenland.
De doelen van het project:
- Workflow ondersteuning bij de controle van facturen en verwerking
van post;
- Vervangen van het papieren archief (15 miljoen documenten);
- Vergroten van de capaciteit van medewerkers bij factuurcontrole en snellere
beschikbaarheid van documenten.
SuccesStory
Evalueringsproces – “Waarmee strijkt D.velop met de eer?”
Na een voorselectie werd van de top 6 van document management aanbieders
een testsysteem aangevraagd. Reeds in deze fase viel d.velop op door zijn
snelheid en flexibiliteit bij het doen van voorstellen en doorvoeren van
gewenste wijzigingen. Het feit dat zeer veel functionaliteit reeds in de
basislicentie is inbegrepen, en de weinig benodigde programmeer- en maatwerkwerkzaamheden
hebben zeker tot de beslissing bijgedragen. Tot slot was het kunnen gebruiken
van de oplossing binnen een LINUX-server architectuur doorslaggevend.
Projectverloop en status
Het omzetten van de meest belangrijke processen “goederenfacturen en kostenfacturen”
is afgerond. Parallel aan deze processen werden barcode-herkenning, belastingbeschikkingen,
verkoopfacturen, EDI rekeningen en documenten voor elektronisch betalingsverkeer
omgezet.
De primaire focus binnen de hiervoor genoemde toepassingsgebieden lag bij de implementatie van elektronische workflows. Dit met als doel het reduceren van transport- en wachttijden van documenten alsmede de automatische verwerking en doorboeking ervan in de bestaande ERP- en financiële systemen. Binnen de kaders van de implementatie werd al snel duidelijk dat de gestelde doelen waren behaald. Daarbij kan worden vermeld dat het project heeft geleid tot een beduidend hogere transparantie van het totale proces en zijn totstandkoming.
Ook de geluiden vanuit de medewerkers waren positief en hoewel in het bijzonder de boekhouding eerst sceptisch was zijn zij nu volledig overtuigd van het workflow systeem. Er komen continue verbetervoorstellen waardoor de medewerkers actief deelnemen aan de doorontwikkeling. Door de procesanalyse, het evolutionaire ‘prototypen’ en de betrokkenheid van verschillende disciplines werd een efficiënte, transparante en doelgerichte projectuitvoering bereikt.
Succesfactoren en lange termijn vooruitzichten
- Regelmatig overleg tussen IT, d.velop en vakafdelingen;
- Nauwkeurige analyse vooraf door het projectteam vergemakkelijkt de samenwerking
met de projectuitvoerders;
- Evolutionair prototypen leidt tot vroegtijdige betrokkenheid van de vakafdeling.
In de nabije toekomst zullen de volgende thema’s geïmplementeerd
worden:
- Optimalisering van aanmaningenproces;
- Digitale personeelsdossiers;
- Contract management;
- Filiaalbinding en formulebeheer;
- Intranet- en extranet integratie;
Positieve effecten van het project
- Transparantie van data die er voorheen niet was, werd door dit
centrale ‘consoliderende’ systeem bereikt;
- Wezenlijke proces-optimalisatie door automatische, workflow gestuurde
doorboeking in het ERP systeem;
- Andere projecten die eigenlijk niets van doen hebben met document management
en archivering kunnen nu van de resultaten profiteren;
- Significante verkorting van transport- en wachttijden van documenten;
- Flexibel beheer van de werkvoorraad bij te beoordelen rekeningen;
- Snellere beoordelings- en vrijgaveprocessen;
Resumé van de projectleiders van Müller
- De eerlijkheid binnen het project is zeer hoog;
- Men kan vertrouwen op gemaakte afspraken en geleverde informatie;
- Projectkosten en (door)looptijden zijn binnen de begroting en planning
gebleven;
- De papierstapels die de boekhouding overschaduwden zijn weg;
- Een percentage van 95% wordt behaald bij het omzetten van goederenfacturen;
- Het project heeft een aangename en eigen dynamiek ontwikkeld;
- De doorlooptijd van poststromen is van 8 dagen naar 1 dag teruggebracht
waardoor de ROI reeds is bereikt.
Projecthistorie
Hoofdproces goederen-factuurverwerking via workflow:
-15 november 2002 - Kickoff
-21 februari 2003 - Inrichting systeem-structuren afgerond
-8 februari 2003 - Worfklow design
-3 maart 2003 - Uitlevering van de pilot
-8 april 2003 - Vrijgave prototype voor testen
-1 juli 2003 - Start productie-omgeving
-18 september 2003 - Optimalisatie, verfijning
-19 september 2003 - Overdracht
-4 december 2003 - definitieve oplevering
____________________
Contact
Docdynamic b.v.
Burg. Wallerstraat 179
Postbus 11007
7502 LA Oldenzaal
T +31 (0)541-855855
E info@docdynamic.nl