"Ons elektronische bestand 'KN-eFile' is ontzettend makkelijk in gebruik en biedt heel veel voordelen aan onze klanten."

De onderneming

Kühne + Nagel bestaat al 113 jaar en hoort vanaf dag één bij de vooruitstrevende ondernemingen die altijd met innovatieve ideeën naar verdere ontwikkeling streven. Met meer dan 19.000 medewerkers op 600 vestigingen in 96 landen behoort Kühne + Nagel wereldwijd tot de leidende logistieke ondernemingen. Nadrukken liggen op de zee- en luchtvracht en 'contracts logistics' special ingericht voor leveren van toegevoegde waarde zoals door Informatie Technologie ondersteunde Supply Chain Management services. De Duitse Kühne + Nagel organisatie heeft 4000 medewerkers in dienst in 40 vestigingen.

Projectdoelstellingen

De doelstellingen van het bedrijf, gerelateerd aan een globale DMS/Archiefsysteem, zijn meervoudig. Het primaire doel was om de klanten voordeel te bieden door middel van elektronische beschikbaarheid van documenten. Door het samenvoegen van de export- en importdocumenten in een centraal elektronisch systeem, worden de interne processen efficiënter en de productiviteit verhoogd. Doublures worden compleet verwijderd terwijl de informatie steeds sneller beschikbaar komt. De centrale beschikbaarheid van de documenten vermindert de tijd van alle betrokkenen die aan communicatie besteed moet worden.

Beslissing in voordeel van d.3

"Voor ons zijn de beslissende criteria flexibiliteit en actieve co-samenwerking met de leverancier. Daarnaast moest het systeem op basis van het grote aantal gebruikers vooral zeer eenvoudig te bedienen zijn. Aan deze vereisten werd door d.velop voldaan, wiens brede kennis van de IBM iSeries omgeving nog een extra voordeel opleverde.", becommentariseert Heiko Scharding, IT Project Management de beslissing.

ICT-project verdeeld in fases

Stap 1: realisatie van document display.
Stap 2: alle documenten die geprint worden, worden automatisch gearchiveerd.
Stap 3: externe documenten worden wereld-wijd gescand.
Stap 4: afbeeldingen van alle elektronische dossiers wereldwijd.

'Ik zeg niet vaak dat iets heel goed is, maar in dit geval kan dat.', spreekt project manager Manfred Meyer lovend over de samenwerking met d.velop. Alles is volgens plan verlopen en er loopt een perfecte installatie. d.velop heeft bewezen goede connections te hebben met IBM iSeries World. 'We hebben dus de juiste beslissing genomen.', concludeert Manfred Meyer.

De succesfactor van ICT-project is de gerealiseerde oplossing

De beslissende succesfactor is de eenvoudigheid van de uitgevoerde oplossing. Zodra een lucht- of zeevrachtmedewerker een document print, wordt het automatisch als PDF-file opgeslagen. Kühne + Nagel zet de gestandaardiseerde Transportsoftware CIEL wereldwijd in. Hiermee worden alle orders wereldwijd geadministreerd en verwerkt. Het archiefsysteem werd geïntegreerd met de Transportsoftware. Iedere functionaris kan alle, tot een opdracht behorende, documenten van deze toepassing als PDF-file bekijken. Dit heeft als voordeel dat er geen extra software en opleidingskosten noodzakelijk waren.

Externe documenten worden d.m.v. scanners geschikt voor grote volumes gescand en met behulp van KN-eScan (Software geprogrammeerd door Kühne + Nagel) toegewezen aan het elektronische transportdossier. Ook e-mails inclusief bijlagen kunnen direct worden opgeslagen in het archief.

Feiten en cijfers

• Projectlooptijd: 8 maanden.
• Start in Maart 2003 met een productie omschakeling in Oktober 2003.
• Op dit moment 40.000 documenten per dag, uitbreiding tot 300.000 documenten dagelijks.
• 70.000.000 documenten per jaar.
• 4.000 medewerkers in Duitsland.

Toekomstplannen DMS

Het archiefsysteem vormt de basis voor verdere gebruiksmogelijkheden en kan flexibel uitgebreid worden. Allereerst wordt er speciale aandacht gegeven aan de specifieke wensen van de klant. Het interactieve volgsysteem van Kühne + Nagel, KNLogin, geeft de klanten de mogelijkheid om de verzendingen gedurende het transport te volgen. Op dit moment worden zelfs al documenten, bestemt voor klanten, middels KNLogin ter beschikking gesteld. Het ligt in de planning dit nog verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld voor leveringsbonnen etc. om de klanten nog betere service te leveren. Bovendien wordt de toegang voor klanten en zakenpartners in korte tijd gerealiseerd. Op lange termijn staat de integratie van workflow functionaliteit in de planning.

Voordelen van KN-eFile

• Vermindering van de documentenstroom.
• Verbeterde klantenservice.
• Verbetering van de beschikbaarheid van documenten en daarmee de samenwerking. 
• De import- en exportmedewerkers hebben nu tegelijkertijd toegang tot een dossier.
• Tijdsbesparing bij het archiveren, toegankelijkheid, overdracht van document en zoekopdrachten.
• Consistent databestand.
• Kostenvermindering van drukwerk en aanschafkosten van transportdossiers en formulieren, verzendkosten van documenten, in het bijzonder koerierskosten en communicatiekosten als telefoon en fax.
• Stijging van de betrouwbaarheid van documenten.
• Verhoging van de productiviteit.
• Een snellere douane-ingang; zodra de documenten zijn geprint bij de export medewerker zijn ze korte tijd later beschikbaar voor import medewerkers.
• Vermindering van papierbehoefte en papiergebruik.
• Ondersteuning van milieumanagement van Kühne + Nagel.