"De grote potentie ligt in de optimalisatie van de workflow"

De onderneming
De onderneming Iveco is in 1975 tot stand gekomen door een fusie van drie fabrikanten van bedrijfsvoertuigen uit drie verschillende Europese landen. Momenteel heeft Iveco vestingen in vijf landen (Italië, Frankrijk, Duitsland, Engeland en Spanje) en is het een wereldwijd concern dat de op 2 na grootste producent van bedrijfsauto's en dieselmotoren is. Jaarlijks worden er zo'n  162.000 voertuigen en meer dan 460.000 motoren gefabriceerd. Iveco is wereldwijd in 21 landen vertegenwoordigt met maar liefst 18 productievestigingen in Europa. Bovendien is het bedrijf aanwezig in meer dan 100 landen, verdeeld over alle vijf continenten. Het beschikt over 3500 verkoop- en servicepunten.

Het doel
Met de introductie van het DMS/ Archief systeem streeft Iveco meerdere doelen na die inmiddels ook bereikt zijn daar waar d.3 in productie is. Naast het doel, de productiviteit van de medewerkers met tenminste 20% te verhogen, wilde men tevens de doorlooptijd in de garantie afhandeling halveren. De medewerkers moeten over een geïntegreerd gebruikersplatform gaan beschikken en natuurlijk moet voldaan worden aan de wettelijke voorschriften.

Beslissing in voordeel van d.velop
In veel van de door Iveco gevraagde functionaliteit was, in de basis versie van het d.velop/d.3 product, al voorzien. Hierdoor kon het voor een ongeëvenaarde gunstige prijs verkregen worden. Bovendien voorzag de moderne, uit drie lagen bestaande, architectuur de scheiding tussen database en applicatieserver in een goede schaalbaarheid en toekomstzekerheid. Verdere voordelen van de oplossing met d.3 waren:
- Bedrijfsbrede workflow ondersteuning;
- Goed presterende 'alles-in-één' oplossing;
- Weinig aanpassingen benodigd;
- Goede integratie mogelijkheden;
- Toepassing standaard technologie;
- Geringe netwerkbelasting;
- Virtuele dossiervorming ondersteund met individuele views;
- High performance visualisatie van documenten;
- E-business en web functionaliteit;
- Goede kennis van applicatie integratie.

Project
De projectgroep stelde de specificaties samen. Tijdens de leveranciersselectiefase werden drie verschillende systemen uitgebreid onderzocht en offertes aangevraagd.

Na de beslissing, ten gunste van d.3, werd door d.velop de interface met de applicatie voor adresbeheer "PMS" gerealiseerd. De interface met het boekhoudpakket "Masterpiece" wordt in 2004 met SAP vervangen. De systeemintegratie werd in vier deelprojecten uitgevoerd:
- Basis (technische koppeling);
- Centrale voor gebruikte voertuigen(digitaal voertuig dossier);
- Garantie (geautomatiseerde regelgebaseerde workflow voor garantieclaims);
- Office automatisering (document management, fax integratie, adresintegratie).

Zes locaties in vier landen werden gekoppeld en 14 verschillende Enterprise Resource Planning (ERP) systemen werden geïntegreerd. Een van de succes factoren bij dit project was het vroeg betrekken van de werknemers bij alle project fasen. Vanaf productselectie tot aan de ingebruikname. Dit resulteerde in een goede acceptatiegraad.

Project Status
Eén jaar na 'in productiename' kun je zeggen: "Het project leeft". Daar waar d.3 binnen Iveco in productie is, ontstaan ideeën over nieuwe toepassingsmogelijkheden en wensen voor uitbreiding. Andere bedrijfsonderdelen willen graag in het project deelnemen. Zo gebruiken naast de personeelsadministratie (een onafhankelijke divisie), de productievestiging in Ulm, kwaliteitsmanagement en inkoop het systeem. De gegevens afkomstig van de verschillende stadia van het productieproces worden ook in d.3 gearchiveerd. Voor het garantieproces is één ding zeker: De doelen werden bereikt!
- De reductie van "onproductief" administratief werk;
- Optimalisatie van de bedrijfsprocessen, kortere doorlooptijden, concentratie op de corebusiness en hogere productiviteit.

De acceptatie van de gebruikers
"De afdeling inkoop zweert bij het systeem; het begrip acceptatie is hier een volledig understatement" - citaat van Project Manager Thomas Kretschmer.

Vooruitzicht
De afdeling personeelszaken die alle FIAT vestigingen bedient, wil overgaan naar de webclients. Het gebruik van webclients maakt het mogelijk dat ook andere divisies toegang tot de archieven hebben. Voor het jaar 2004 zullen Oostenrijk en Zwitserland gepusht worden d.3 te gaan gebruiken. Dit niet slechts voor het raadplegen van documenten maar ook voor het archiveren van eigen documenten.

Overwonnen moeilijkheden
Iveco was er vanuit gegaan dat het Document Management Systeem ook adressen kon beheren. Dit correspondeerde echter niet met de doelstelling van een DMS, met als gevolg dat een extra applicatie geïntegreerd moest worden." Hoewel deze extra interface niet was gepland, toonde de leverancier fantastische flexibiliteit en werd deze integratie heel vlug gerealiseerd", herinnert zich Thomas Kretschmer.

Feiten  & Statistieken
- Meer dan 300 DMS gebruikers in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland;
- Rond de 300,000 documenten per jaar bij de garantie afhandeling;
- Het totale archief groeit met rond de 500,000 documenten per jaar;
- Projectdoorlooptijd van 10 maanden.

Voordeel
Gebaseerd op het voorbeeld van het garantie proces:
- Start situatie: werknemer besteedt 34% van de tijd aan zijn/haar hoofdtaken en de resterende tijd aan controle en administratie;
- Nu besteedt zij/hij 60% van de tijd aan zijn/haar hoofdtaken.
- Toename van de werknemersproductiviteit door de consequente inzet van workflowcomponenten.

Succes door:
- Het overwinnen van organisatorische en menselijke grenzen;
- Duidelijke doelstellingen en snel resultaat;
- Concentratie op dat wat haalbaar is; overzienbare project- omvang en snelle uitvoering;
- Goede samenwerking tussen alle betrokken;
- Communicatie is alles;
- Het doel en resultaat gericht project management.;
- Realisatie van concurrentie voordelen en toegevoegde waarde voor IEDEREEN.