Projectstory Geas Energiewacht
Ruimtebesparing, snel en klantgericht reageren, zijn de belangrijkste voordelen voor Geas.

Over Geas
Elektronisch archiveren van verkoopfacturen
Geas heeft d.3 initieel aangeschaft om de verkoopfacturen uit Microsoft Dynamics NAV elektronisch te archiveren. De reden hiervoor was dat verkoopfacturen niet in originele staat gereproduceerd konden worden indien bepaalde stamgegevens werden gewijzigd. Denk hierbij aan het wijzigen van een productnaam- of omschrijving. Omdat dit niet in lijn is met de fiscale regels werd er gezocht naar een oplossing.

Koppeling d.3 met NAV
De door Microsoft gecertificeerde koppeling van d.3 met NAV wordt gebruikt om de verkoopfacturen te archiveren in elektronische dossiers. Daarbij wordt een overlay gebruikt om de juiste lay-out en huisstijl elementen toe te voegen. In d.3 staat exact het document zoals het ook naar de klant is verstuurd.

Machtigingskaarten verwerken
Naast het verwerken van verkoopfacturen uit NAV wordt d.3 gebruikt voor de verwerking van machtigingskaarten. De machtigingskaarten worden gescand en vervolgens worden bepaalde gegevens herkend en met de gegevens uit NAV gevalideerd en aangevuld. De machtigingskaarten komen automatisch terecht in het elektronische klantdossier. Hierdoor kan bijvoorbeeld het callcenter van Geas sneller werken doordat klantinformatie snel en accuraat beschikbaar is. Bovendien kunnen zij direct reageren naar de klant door documenten rechtstreeks vanuit het klantdossier te mailen. Voorheen waren de machtigingskaarten moeilijk toegankelijk (papieren archief) en arbeidsintensief om te verwerken.

Contracten beheren
GEAS heeft op dit moment 120.000 contracten in beheer. Wekelijks komen er zo’n 400 tot 700 contracten bij. Deze contracten worden beheerd in d.3 en vinden we ook terug in het elektronische klantdossier.
Bij GEAS worden de papieren contracten (meestal doordrukvellen van een monteur), na ontvangst ingevoerd in NAV. Na het bevestigen van het contract wordt door NAV een barcodevel afgedrukt dat wordt gebruikt voor het scannen van het contract. Dit barcodevel wordt voor het contract gelegd waardoor tijdens het scannen het contract automatisch wordt voorzien van de juiste kenmerken uit NAV. Uiteraard wordt het contract automatisch aan het elektronische klantdossier in d.3 toegevoegd.

Digitaliseren statisch archief
Geas is begonnen met het digitaliseren van het contractarchief, zodat er langzaam weer ruimte beschikbaar komt binnen het pand en de documenten voor lange tijd beschikbaar én gemakkelijk benaderbaar zijn. Het bespaart veel zoekwerk in kasten en mappen als deze documenten met een druk op de knop beschikbaar zijn. De nieuwe contracten worden automatisch in d.3 gearchiveerd via de koppeling met NAV.

De rol van d.3
d.3 zorgt ervoor dat informatie veel sneller beschikbaar is en zorgt voor een vaste structuur in de elektronische klantdossiers. Daarnaast wordt een halt toegeroepen aan het ontstaan van nieuwe papieren dossiers en overvolle archieven.
Vanuit Navision kan men, contextgevoelig, direct de juiste documenten openen. Dit betekent dat een contract of een factuur meteen kan worden opgeroepen of zelfs het hele klantdossier met alle door NAV gegenereerde documenten en alle getekende klantdocumenten.

Snelle klantenservice
Een telefoontje van een klant kan sneller worden afgehandeld omdat alle benodigde informatie met één druk op de knop beschikbaar komt. Een dispuut over bijvoorbeeld een automatische incasso kan snel worden opgelost door de klant de getekende machtigingskaart vanuit d.3 direct te mailen.

Geas Energiewacht is al 40 jaar een begrip in Oost-Nederland, met ruim 120.000 vaste klanten. Zij bieden een hoogwaardige serviceverlening, die bestaat uit onderhoud, service, lease, huur en koop van o.a. verwarmings,- en warmwaterapparatuur. Ook voor veiligheids-keuringen en airconditioning bent u bij Geas aan het juiste adres.