Citroën
Digitale archivering verkoopfacturen
Het hoofdkantoor van Citroën Nederland heeft d.3 gekozen voor het digitaal
verwerken en archiveren van verkoopfacturen. Deze opdracht is tot stand
gekomen in samenwerking met Documentpartners, business partner van Docdynamic.
De oplossingen heeft betrekking op de facturen van ingekochte auto’s en
onderdelen door de Citroën dealers in Nederland. Hoofdkantoor Citroën Nederland
bestelt deze auto’s en onderdelen op hun beurt bij het hoofdkantoor in
Frankrijk. In Frankrijk worden de facturen in het financiële systeem gegenereerd
en als batchbestand in ASCI formaat naar Citroën Nederland gestuurd. Citroën
Nederland zorgt tot slot voor de distributie van deze facturen naar de
dealers.
Voorheen werden deze digitale bestanden handmatig gesplitst en werden facturen
in drievoud afgedrukt. Deze fysieke facturen waren bestemd voor het archief,
voor leasemaatschappijen en voor de dealers. Door de invoering van d.3
wordt alleen nog gewerkt met digitale facturen.
De rol van d.3
- Ontrafelen en separeren van ASCI bestanden;
- Herkennen van verschillende factuursoorten waaronder auto’s, onderdelen en garanties;
- Het splitsen factuursoorten en het toevoegen van lay-out en huisstijl (foliemethodiek);
- Digitaal archiveren van facturen in juiste dos-siers (bijv. dealerdossier, productdossier);
- Elektronisch beschikbaar stellen van de factuur aan de dealers (in ontwikkeling).
Voordelen
Door deze nieuwe manier van werken worden onder andere de volgende voordelen
behaald:
- Verkoopfacturen worden niet meer geprint (voorheen in drievoud à 10.000 stuks per maand.);
- Snellere verwerking van facturen (nagenoeg geen handmatige handelingen);
- Besparing op archiefruimte;
- Geen tijd kwijt aan opbergen en archiveren van verkoopfacturen;
- Minder handling kosten en betere zoekmoge-lijkheden;
- Facturen zijn digitaal beschikbaar voor de dea-lers (Dealerportaal);
- Niet meer afhankelijk van fouten in fysieke poststromen;
d.3 in de automotive industrie
Met deze implementatie is d.3 ook in Nederland doorgedrongen in de automotive
branche. Eerder besloten o.a. EvoBus, IVECO, Schmitz Cargobull en DENSO
d.3 in te zetten voor diverse processen.