"Bolletje verdient zijn investering binnen 14 maanden terug!!"

Over Bolletje
Bolletje is een modern familiebedrijf en nummer één producent van beschuit en roggebrood in Nederland. Bij velen bekend van de reclame kreet “ik wil bolletje”, maakt Bolletje tegenwoordig een groot aantal producten zoals: geroosterd brood, Duits brood, roggebrood, beschuit, biscuit&koekjes, koek en kruidnoten.
Bolletje is een modern bedrijf dat inspeelt op de trends in de maatschappij, getuige de in 2004 geïntroduceerde Idols koekjes met afbeeldingen van de finalisten van deze populaire talentenjacht.
Ook met de inzet van Informatie Technologie wordt modern en doelmatig omgegaan. De IT voordelen van het inzetten van digitaal documentbeheer. Door Document- en Workflow Management te combineren is de besparing bij Bolletje  aantoonbaar. De afhandeling op de debiteuren- en crediteurenadministratie gaat nu met behulp van de juiste automatisering wezenlijk sneller.

Bolletje en Docdynamic
Bolletje is sinds 2003 een tevreden klant van Docdynamic. In 2004 is de implementatie van d.3 afgerond en opgeleverd. Hiermee is een volledig geautomatiseerde oplossing voor inkoopfactuurverwerking gerealiseerd. Deze workflowoplossing is destijds volledig geïntegreerd met het in eigen beheer ontwikkelde maatwerksysteem van Bolletje. In 2009 heeft Bolletje besloten om de eigen ontwikkeling niet meer door te zetten en is intern gekozen voor de invoering van Microsoft Dynamics NAV als financieel pakket. Gezien het open karakter van d.3 en de ervaringen van Docdynamic met Navision, was deze verandering eenvoudig te realiseren. Naast een vernieuwing van de workflow, heeft Docdynamic ook de d.3 server gemigreerd naar de nieuwste versie en is er een wijziging in de archiefindeling doorgevoerd.

De workflow en NAV integratie
Na de keuze voor Microsoft Dynamics NAV (NAV), is de workflowoplossing door Docdynamic ingericht voor communicatie met NAV.
Vanwege de ruime ervaring van Docdynamic met NAV is de integratie snel gerealiseerd. In de nieuwe opzet communiceert de d.3 workflow via een combinatie van webservices en stored procedures met Microsoft Dynamics NAV.  De foutafhandeling is gegeneraliseerd waardoor foutmeldingen eenvoudig kunnen worden toegevoegd en aangepast zonder dat hiervoor de d.3 workflow moet worden aangepast.

Gebruiksgemak
De gebruikers worden optimaal bediend tijdens het uitvoeren van workflowtaken. Zo worden ‘live’ informatie en documenten uit het logistieke systeem BLIS opgehaald zoals openstaande orders. Hierdoor kan de juiste order worden geselecteerd die bij de factuur hoort. De boekingsregels die vervolgens uit de factuurmatching voortkomen worden in de workflow overgenomen zodat eventuele afwijkingen direct kunnen worden geconstateerd.

Flexibele workflow
Er is één flexibele workflow geïmplementeerd die zowel kostenfacturen als goederenfacturen afhandelt. De invoer van de factuurgegevens in de d.3 workflow wordt continue online gecontroleerd en gevalideerd.  Daarnaast worden op basis van eerder gemaakte keuzes reeds suggesties voorgesteld en worden op diverse plaatsen keuzes vereenvoudigd door middel van pop-up selecties.  Dit alles leidt tot optimaal gebruikersgemak en snellere en betere invoer.

Scannen en herkennen
Om de handmatige invoer van gegevens zoveel mogelijk te beperken (en daarmee ook de kans op fouten) is gekozen voor het invoeren van automatische gegevensherkenning. Na het scannen zorgt de d.3 scansoftware ervoor dat alle kopgegevens van de factuur worden herkend en gevalideerd aan de hand van gegevens uit NAV. De kopgegevens die worden herkend zijn onder andere ‘leverancier, factuurdatum, factuurnummer, totaalbedrag, nettobedrag, BTW-bedrag en ordernummer’.
Tevens worden bij Bolletje de getekende pakbonnen gescand. Van de pakbon wordt het ordernummer herkend en op basis van dit nummer wordt de pakbon automatisch in het juiste orderdossier geplaatst.

Keuze voor d.3
In het selectie proces waren met name de sterke integratie van documentenbeheer en workflow doorslaggevend om te kiezen voor d.3, aldus Bolletje. Daarnaast werden nog vele andere nuttige functionaliteiten geboden die de keuze alleen maar eenvoudiger maakten.

Waarom heeft Bolletje gekozen voor d.3?
Voor Bolletje zijn ook de volgende functies van belang geweest: 
- Goede integratiemogelijkheden met bijvoorbeeld Microsoft Exchange, Microsoft Office;
- Elektronische dossiervorming ondersteund met individuele overzichten;
- Snelle documentviewer met mogelijkheid voor elektronische notities;
- Web client voor toegang tot documenten via het internet;
- Archivering van documenten in een toekomstzeker archiefformaat (Tiff/PDF-A);
- Uitgebreide zoekmogelijkheden over alle documentsoorten en in vrije tekst.

Het selectieproces
Het selectieteam bestond uit de IT manager, Finance manager en een Senior software ontwikkelaar. Zij hebben Functionele Ontwerpen (FO’s) opgesteld die het selectieproces verder hebben ondersteund. Op basis van deze FO’s zijn tijdens de Quick Scan fase van het project de workflow, het proces, de interactie met de financiële applicatie en het dossierplan nader uitgewerkt. Bij het uitwerken van de specificaties is met name de efficiencyverbetering in de organisatie een belangrijk speerpunt geweest.

Belangrijke voordelen door inzet d.3
- Snellere afhandeling facturen;
- Minimale handmatige invoer;
- Integratie met het financiële systeem;
- Automatische dossiervorming;
- Automatisch afletteren van facturen met gegevens financiële applicatie;
- Statussen en historie factuur snel inzichtelijk;
- Automatische signalering van te lange doorlooptijden (exception reporting).

Uitbreidingen d.3
Na de eerste implementatie van d.3 voor inkoopfactuurverwerking zijn al snel aanvullende onderdelen in d.3 ondergebracht.

Automatische archivering
Een maand na de implementatie werd bijvoorbeeld de output uit het factureringssysteem automatisch in d.3 gearchiveerd. Voor deze automatische archivering is de krachtige d.cold module van d.3 ingezet die ervoor zorgt dat de verkoopfacturen inclusief huisstijl, metadata en lay-out in elektronische klantdossiers worden geplaatst.

Inzet Contractmanagement
Voor het registreren, beheren en bewaken van contracten heeft Bolletje besloten om de contract management module van d.3 toe te voegen. Deze module zorgt voor duidelijke overzichten en signaleert de juiste medewerkers zodra contracten  (bijna) aflopen of wanneer contracten moeten worden opgezegd.

Feiten & cijfers
- Meer dan 26.000 inkoopfacturen per jaar worden middels workflow afgehandeld;
- Meer dan 25.000 facturen, pakbonnen etc. worden jaarlijks gearchiveerd;
- Projectdoorlooptijd van 3 maanden.

Succesfactoren bij Bolletje
- Goede integratie document en workflow management, gevraagde invoer en bijbehorende document gelijktijdig beschikbaar;
- Workflows kunnen met behulp van een grafische designer gebruikersvriendelijk worden ingericht;
- Duidelijke doelstellingen en snel resultaat;
- Concentratie op dat wat haalbaar is;
- Overzienbare projectomvang en snelle uitvoering;
- Goede samenwerking tussen alle betrokkenen;
- Het doel- en resultaat gericht projectmanagement;
- Focus op realisatie van beoogde efficiency doelstellingen.

Kijk ook op http://www.bolletje.nl/