Onroerend goed

Veel documenten binnen vastgoed organisaties zoals objectinformatie, kadastrale informatie, koopaktes en correspondentie moeten zorgvuldig bewaard blijven. Dit is niet alleen van belang voor de interne bedrijfsvoering maar ook voor het naleven van wettelijke bewaartermijnen.

Dagelijkse praktijk 
In de dagelijkse praktijk worden de belangrijkste stukken van een onroerend goed object in dossiers opgeslagen. Deze dossiers moeten door verschillende medewerkers eenvoudig te raadplegen zijn. Papieren dossiers hebben hierbij nadelen omdat ze gebonden zijn aan één fysieke locatie. Papieren archieven nemen daarnaast ruimte in beslag en zijn brandgevoelig. Tot slot zien we vaak dat informatie die al digitaal beschikbaar is alsnog wordt uitgeprint, puur ter archivering.

Papieren documenten en officiële stukken kunnen met d.3 worden gescand en direct in het juiste elektronische dossier worden geplaatst. Tijdens het scannen kan tekstherkenning worden toegepast. Hierdoor zijn documenten altijd op inhoud terug te vinden via een zelf te formuleren zoekopdracht.

Dossiervorming
Alle documenten rondom een object of project kunnen in logische dossiers worden opgeslagen. U bepaalt zelf hoe deze dossiers worden opgebouwd en welke kenmerken ze meekrijgen. Denk hierbij aan nummering, naamgeving, titel, omschrijving, data, klantgegevens etc. Met complete dossiers bespaart u zoektijd en kunt u prettiger werken.

Correspondentie
Door de integratie met MS Office kunt u snel brieven, documenten en aktes opstellen op basis van sjablonen. De sjablonen kunnen automatisch worden gevuld met bijvoorbeeld klantgegevens of objectgegevens die in d.3 bekend zijn.