Advocatuur en notariaat
Steeds meer advocatenkantoren en notariaten nemen de stap naar het invoeren van volledig elektronische cliëntdossiers. Alle documenten, correspondentie, e-mails, aktes en stukken rondom een zaak of akte zijn elektronisch beschikbaar. Met d.3 hebben medewerkers de mogelijkheid alle relevante documenten aan een dossier toe te voegen en ze te raadplegen.
Van groot belang daarbij is dat toegangsrechten en bewerkrechten van medewerkers op zaakniveau kunnen worden ingesteld. Dit kan in d.3 worden geregeld maar kan ook vanuit een bestaand casemanagementsysteem worden overgenomen.
Integratie met MS Office
Om documenten snel en eenvoudig toe te voegen aan een dossier zijn de met d.3 geïntegreerde modules voor MS Word en MS Outlook te gebruiken. Hiermee kunnen medewerkers met één druk op de knop een Word document of een e-mail aan een elektronisch cliëntdossier toevoegen.
Historisch en dynamisch archief
In de praktijk is d.3 een samenvoeging van het historische archief alsmede
het dynamische archief. Dit betekent dat zowel lopende als afgesloten zaken
centraal toegankelijk zijn. Tijdens de implementatie kan een bestaand archief
van de klant met de importmodule worden geïmporteerd in d.3. Om aan de
geldende regels voor archivering te voldoen zorgt d.3 ervoor dat alle documenten
in een cliëntdossier naar TIFF of PDF-A formaat worden omgezet. Dit geldt
niet alleen voor gescande documenten maar ook voor e-mail berichten en
MS Word documenten.
