Digitale dossiers voor advocaten

Hoe wilt u uw dossiers? Het liefst digitaal natuurlijk!

Steeds meer advocatenkantoren en notariaten nemen de stap naar het invoeren van volledig digitale dossiers. Alle documenten rondom een akte, zaak of dossier bestaande uit correspondentie, e-mails, Worddocumenten, Excelbestanden worden opgeslagen en beheerd in een digitaal dossier in een document management systeem.

Digitale dossiers altijd en overal beschikbaar

digitale dossier altijd en overal beschikbaarMet een document management systeem, afgestemd op de bedrijfssituatie bij advocaten en notarissen zijn alle documenten altijd en overal beschikbaar in de vorm van digitale dossiers. Het zoeken naar dossiers in stoffige archieven is verleden tijd. Alle relevante documenten worden in het document management systeem aan een dossier toegevoegd en volgens vooraf ingestelde gebruikersrechten verdeeld, beheerd of bewerkt of geraadpleegd.

Toegangsrechten per zaak instellen

De toegangsrechten en bewerkrechten van medewerkers kunnen op zaakniveau worden ingesteld. Dit kan in d.3 worden geregeld maar kan ook vanuit een bestaand casemanagementsysteem worden overgenomen.

Succesvolle implementatie bij marktleider in Oost Nederland, juridisch dienstverlener KienhuisHoving advocaten en notarissen. Lees ook onze klantreferenties.

Wat betekent programma KEI voor u?

Met het programma KEI heeft de rechtspraak een enorme digitalisering ingezet. Papieren documenten en dossiers waren jarenlang  de norm bij advocaten- en notariskantoren. Vanuit de rechtspraak worden nu portalen aangeboden als werkomgeving voor advocaten. Dit past echter slecht in de dagelijkse werkzaamheden van een advocaat. Een advocaat houdt immers van papier. Door een koppeling te maken tussen het portaal van de rechtspraak en uw eigen document management systeem waarin uw digitale dossiers zijn verwerkt en worden beheerd kunt u zich voorbereiden op de digitale rechtspraak. Met de inzet van een document management systeem voor uw advocatenkantoor is het mogelijk om documenten direct vanuit d.3 naar een extern systeem te sturen. Docdynamic volgt alle ontwikkelingen rondom het programma KEI op de voet.

Hoe wilt u uw dossiers?

Van Veen Advocaten kiest voor d.3ecm

Van Veen Advocaten, gevestigd te Ede, heeft de keuze gemaakt voor de ECM-oplossing van Docdynamic, d.3ecm, om goed voorbereid de digitaliseringen in de rechtspraak tegemoet te gaan. Lees het volledige bericht

Integratie met systemen en portalen

Dossiers oproepen vanuit uw CRM is uiteraard mogelijk. Ook vanuit andere administratieve systemen of portalen kan de informatie met uw DMS worden gekoppeld.

Webservices

Door web services is d.3 te koppelen met vrijwel ieder ander softwarepakket. Denk hierbij aan uw tijdschrijfsysteem, boekhoudpakket en klantenportaal. Met d.3 heeft u een geïntegreerde oplossing waardoor de efficiency aanzienlijk wordt verbeterd.

Integratie met Microsoft Office

Om documenten snel en eenvoudig toe te voegen aan een dossier zijn de met d.3 geïntegreerde modules voor MS Word en MS Outlook te gebruiken. Hiermee kunnen medewerkers met één druk op de knop een Word document of een e-mail aan een elektronisch cliëntdossier toevoegen.

Historisch en dynamisch archief

In de praktijk is d.3 een samenvoeging van het historische archief alsmede het dynamische archief. Dit betekent dat zowel lopende als afgesloten zaken centraal toegankelijk zijn. Tijdens de implementatie kan een bestaand archief van de klant met de importmodule worden geïmporteerd in d.3. Om aan de geldende regels voor archivering te voldoen zorgt d.3 ervoor dat alle documenten in een cliëntdossier naar PDF-A formaat worden omgezet. Dit geldt niet alleen voor gescande documenten maar ook voor e-mail berichten en MS Word documenten.

Kennismanagement

In de advocatenpraktijk is kennisdeling aan de orde van de dag. Het is echter omslachtig hier een apart systeem voor te gebruiken naast uw DMS. d.3 maakt het mogelijk vanuit dezelfde interface waar u dagelijks in werkt uw kennis te delen. Hierdoor verhoogt u uw eigen productiviteit en de kennis van uw collegae.

Meer informatie of een demo van d.3?